Paragraaf E Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering is ondersteunend aan en mede bepalend voor de kwaliteit van het primaire proces en de realisatie van de beoogde maatschappelijke effecten. De interne organisatie staat volledig ten dienste aan het primaire proces. Dit betekent dat de kwaliteit en omvang van de gemeentelijke organisatie van grote invloed is op het behalen van de gewenste effecten.

De organisatie is de afgelopen jaren in gestaag omvang toegenomen. De groei van de formatie die in 2020 is ingezet is ook in 2022 zichtbaar. De formatie op 31 december 2022 is 167 fte. De uitbreiding was nodig om de ambities uit het collegewerkprogramma te vervullen en voor de decentralisatie van overheidstaken naar gemeenten en opvang van vluchtelingen. Naast een uitbreiding van de formatie was ook sprake van een hoger verloop. Dit heeft ertoe geleidt dat er in 2022 veel nieuwe medewerkers in dienst zijn gekomen.  

Ondanks de uitbreiding van formatie houdt de organisatie een krappe bezetting en is de druk op de ambtelijke capaciteit voelbaar. De flexibele schil is hierdoor in 2022 toegenomen. Voor 2023 is rekening gehouden met een toename van formatie en is extra financiële ruimte beschikbaar om extra taken of uitval van personeel op te vangen. 

Om aan te kunnen sluiten op de sterk veranderende omgeving groeien we toe naar een flexibele en wendbare organisatie. We gaan ervan uit dat medewerkers zelf het beste weten hoe ze hun werk moeten doen. Zij bepalen zelf hoe ze hun doelen bereiken. De 'zich zelf organiserende teams' zijn continue in ontwikkeling. Deze kent verschillende snelheden en behoeften in teams en bij individuen. Het HR beleid sluit hierop aan. 

In 2022 hebben we weer ongehinderd samen kunnen werken op kantoor en was het goed dat elkaar ontmoeten weer mogelijk was. Hybride werken is onze standaard geworden waarbij onderlinge verbinding en balans werk en privé centraal staat.  

Om een wendbare en toekomstbestendige organisatie te worden en te blijven is een wendbare medewerker nodig. Vanuit de organisatie faciliteren we dat medewerkers met plezier hun talenten inzetten. Zowel in hun huidige als in hun toekomstige werk, met behoud van gezondheid en welbevinden. Dit doen wij onder andere door persoonlijke ontwikkeling te stimuleren, aandacht te hebben voor werkplezier en werkbeleving.  Dit doen Team directie ook door in gesprek te zijn met de teams en binnen de teams over de huidige en toekomstige manier van werken. Onderwerp van gesprek zijn dan o.a.: hybride werken, functiewaardering, het (digitaal) samenwerken, gespreksvoering in teams, werkbelasting in relatie tot bezetting in teams en werkplezier, het benoemen van onze identiteit, arbeidsmarktcommunicatie en het (digitaal) inwerken van nieuwe medewerkers.  

In 2022 is begonnen met de implementatie van de verplichtingenadministratie en het contractmanagement, dit project wordt in 2023 afgerond. Ter voorbereiding op de verantwoording op de rechtmatigheid door het college, per verslag 2023, zijn de voorbereidingen voor aanpassing van de financiële verordening ter hand genomen. De nota weerstandsvermogen en risicobeheersing is in december vastgesteld.

2022 is het eerste jaar dat we na de zwaarste coronamaatregelen weer vaker fysiek gebruik hebben gemaakt van onze huisvesting. Het hybride werken en vergaderen is hiermee  toegenomen. Om dit facilitair te ondersteunen zijn in meerdere ruimten in het Raadhuis hybride vergadersystemen toegepast.  

In 2022 is het nieuwe pand aan de Van Utrechtweg 36a in gebruik genomen. En in maart 2022 hebben we definitief Stormsweg 9 overgedragen aan de nieuwe eigenaar. 

De taken op het gebied van ICT zijn volledig uitbesteed aan GR IJSSELgemeenten. Daartoe is een dienstverleningsovereenkomst gesloten met afspraken over:
-  de aanschaf en levering van ICT-infrastructuur, vaktoepassingen, telefonie en audiovisuele apparatuur;
-  de diensten van de servicedesk;
-  wijzigingsverzoeken;
-  systeem- en applicatiebeheer;
-  informatiemanagement, projecten en adviesdiensten;
-  diensten voor de gemeentelijke crisisorganisatie;
-  bedrijfskritische problemen;
-  informatieveiligheid (CISO).

In 2022 is de overstap naar Microsoft 365 gemaakt. Voor het dagelijkse werk is vooral het beschikbaar komen van Teams, een communicatie- en samenwerkingsplatform, van groot belang. De komende jaren gaan we bekijken in welke mate Teams andere applicaties kan gaan vervangen.

Samen met de gemeente Capelle aan den IJssel en de GR IJSSELgemeenten ontwikkelen we een visie op het digitaal maken van onze organisatieprocessen. Dat gaat verder dan het digitaal maken van informatie waar de focus tot nu toe vooral op gelegen heeft. Waar het digitaal maken van de informatie vooral een (ICT) technisch vraagstuk is, draait het bij het digitaliseren van processen zoals dienstverlening, beheer en exploitatie veel meer om de verandering die het voor de medewerker brengt.

Eind 2022 is gestart met verplichtingenadministratie én een contractmanagementsysteem.  De verplichtingenadministratie én een contractmanagementsysteem maken het mogelijk om vooraf beter zicht te krijgen op de te maken kosten, en een betere sturing te creëren met betrekking tot gemeente brede contracten.

In 2022 hebben we de volgende stap gezet in ons verbeterplan voor duurzaam informatiebeheer. Hierbij digitaliseren wij de reeds gearchiveerde (papieren) bouwvergunningen. Hierdoor worden ze geschikt gemaakt voor overbrenging naar een e-depot. Voor het onbeperkt beschikbaar stellen van het ‘geheugen’ van onze gemeente is met het Streekarchief Midden-Holland een gezamenlijk initiatief opgestart.

Om geen nieuwe papieren archieven op te bouwen is het handboek vervanging vastgesteld. Dit betekent dat we alles wat niet digitaal binnenkomt digitaal maken en vervolgens het origineel te vernietigen. Het digitale exemplaar geldt daarmee als origineel. 

Ten aanzien van het verder professionaliseren van ons informatiebeheer werken we actief mee met diverse programma’s vanuit de Vereniging Nederlandse Gemeenten op het gebied van grip op informatie en de Wet open overheid. De resultaten van deze programma’s zorgen ervoor dat we als gemeente controle houden over ons informatiehuishouden en we onze wettelijke archieftaak blijven vervullen.

In 2022 is het dreigingsbeeld van digitale aanvallen uitgegroeid tot alarmerende proporties. Het aantal hacks en phishingaanvallen is ook na de stijging die wij in 2021 al zagen, in zorgwekkend tempo en in complexiteit blijven toenemen. In 2022 is de bewustzijnscampagne voortgezet om medewerkers te trainen in digitale veiligheid en in het omgaan met privacy-aspecten. Deze training heeft een looptijd van vier jaar en is voor alle medewerkers verplicht.

De vacature van adviseur privacy is is medio 2022 opgevuld. Deze functie is geplaatst bij het team Dienstverlening en Informatiebeheer (was Financiën). De functie wordt gecombineerd met die van de adviseur informatie.

Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

De beoordeling van de rechtmatigheid gebeurt op basis van drie criteria. 
•    Het begrotingscriterium: Dit criterium betreft het budgetrecht van de raad. Beoordeeld wordt of de door de raad beschikbaar gestelde middelen per beleidsthema en voor investeringen zijn overschreden.
•    Het voorwaardecriterium: Dit betreft de controle op afwijkingen van relevante wet- en regelgeving, zoals door de raad vastgesteld in het normenkader.
•    Het M&O-criterium (Misbruik en Oneigenlijk gebruik): Onder misbruik wordt verstaan:
Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan:
Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.
Over het jaar 2022 wordt de rechtmatigheid voor de laatste maal door de accountant gecontroleerd. Vanaf het boekjaar 2023 legt het college van burgemeester en wethouders in de jaarstukken verantwoording af over de rechtmatigheid. 

De verantwoording door het college vindt plaats in een verplicht model, dat in de jaarstukken wordt opgenomen. De toelichting daarop, inclusief acties om tot verbetering te komen, wordt vanaf volgend jaar verplicht opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering. De toelichting bevat in ieder geval de volgende onderdelen:
•    een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid voor zover deze de rapportagegrens (€ 100.000) overschrijden;
•    welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;
•    een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden (FIDO);
•    rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan;
•    geconstateerde fraude door eigen medewerkers.

Dit jaar is deze uitbreiding van de paragraaf dus nog niet verplicht, maar lopen wij gedeeltelijk al vooruit op de vereisten die volgend jaar ingaan.

Afwijking in de rechtmatigheid, groter dan € 100.000
•    CEO fraude/oplichting
Omschrijving:    In december 2022 heeft zich een geval van oplichting voorgedaan, waarbij de gemeente onverschuldigde betalingen heeft gedaan voor een totaalbedrag van € 176.040. Dit betekent zowel voor de getrouwheid als de rechtmatigheid een fout in de jaarrekening. De accountant gaat daar in zijn verslag ook op in.
Maatregelen om herhaling te voorkomen: Na zorgvuldige analyse van de toedracht is een aantal acties ingezet om herhaling van dit type oplichting of andere vormen van (digitale) oplichting zoveel mogelijk te voorkomen. Een deel van de maatregelen betreft het bewustzijn. Ondanks bewustwordingsacties die vanuit de GR IJsselgemeenten zijn gevoerd kan hier nog winst worden behaald. Een tweede belangrijk spoor is de verdere aanscherping van financiële (betalings)processen, zodat controles nog beter geborgd worden waardoor frauderen nagenoeg onmogelijk wordt.

•    Europese aanbestedingen

Uit de zogenaamde spendanalyse op inkopen is gebleken dat in totaal voor een bedrag van € 554.000 niet rechtmatig is ingekocht. Een aantal van de betreffende contracten is inmiddels beëindigd, maar voor een deel is ook nog sprake van doorwerking in 2023. Inmiddels wordt actie ondernomen om deze werkzaamheden zo snel mogelijk op een rechtmatige wijze (opnieuw) aan te besteden.

Niet financiële onrechtmatigheden
In 2022 zijn geen niet-financiële onrechtmatigheden geconstateerd.

Niet naleven normen gids proportionaliteit
In de Gids Proportionaliteit (= flankerend beleid bij de Aanbestedingswet 2012) zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. De Gids Proportionaliteit is opgenomen in het gemeentelijke inkoopbeleid. Naast de Europese aanbestedingsregels, waarvan niet toepassen een onrechtmatigheid betekent, is ook het naleven van de overige normbedragen uit de Gids van belang. Afwijken van die normbedragen leidt niet tot financiële rechtmatigheidsfouten voor zover de gemeente afwijking hiervan adequaat heeft gedocumenteerd en gemotiveerd.
Uit de interne controle over 2022 is gebleken dat geen sprake is geweest van ongeoorloofde afwijkingen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik
Binnen de gemeentelijke organisatie worden zowel preventieve als controlerende acties uitgevoerd om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Preventief zijn de acties vooral gericht op het integer handelen van de ambtelijke organisatie. Daarnaast wordt binnen de administratieve organisatie met name ingezet op relevante functiescheiding en het 4-ogen principe om de kans op misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk te beperken. Daarnaast wordt vanuit de Verbijzonderde Interne Controle achteraf ook getoetst of regelgeving juist is toegepast. Bovendien is M&O-beleid in voorbereiding.

Fraude eigen medewerkers
Er is in 2022 geen fraude door eigen medewerkers geconstateerd. Er is een actuele frauderisico-analyse. De aandachtspunten uit die analyse worden opgepakt. 

 

 

Vanaf het controlejaar 2022 is de accountant verplicht om in de controleverklaring te rapporteren over fraude. Dit is aanleiding om ook in deze paragraaf voortaan expliciet aandacht te besteden aan het beheersen van frauderisico’s.

In 2022 is gestart met de voorbereidingen voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De interne beheersing wordt verder geprofessionaliseerd om te kunnen voldoen aan de gestelde eisen. Met betrekking tot fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) is geïnventariseerd welke kaders en documenten al beschikbaar zijn en wat nog ontbreekt. Vanuit die inventarisatie wordt in 2023 gewerkt aan een actueel beleidskader. Daarvoor kiezen we een brede aanpak om tevens de bewustwording te vergroten.