Paragraaf E Bedrijfsvoering

De paragraaf Bedrijfsvoering geeft inzicht in de ontwikkelingen en voornemens met betrekking tot de gemeentelijke bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering betreft de sturing en beheersing van ondersteunende processen binnen de organisatie die dienend zijn aan de primaire processen.

De ambtelijke organisatie beweegt zich in een omgeving die voortdurend verandert. De organisatie zet zich in om continue in te spelen op de verandering van taken van de gemeente en de technologische ontwikkelingen. Dit vraagt om een flexibele en wendbare organisatie. De komende jaren gaat blijvende aandacht uit naar de doorontwikkeling van de teams naar teams die zelf-organiserend werken. 

Om de ontwikkeling van de teams zo goed mogelijk te faciliteren bestaat de mogelijkheid tot (externe) teamcoaching, en het organiseren van teamontwikkelingsdagen. Daarnaast zijn of worden projecten opgestart, zoals gespreksvoering binnen teams, arbeidsmarktcommunicatie, vernieuwing functiehuis en vernieuwing introductieprogramma  nieuwe medewerkers.

Duurzame inzetbaarheid
Net als de organisatie zijn de medewerkers constant aan verandering onderhevig. Dit vraagt om duurzaam inzetbare medewerkers die wendbaar zijn en hun werkzaamheden goed uitvoeren. Vanuit de organisatie faciliteren we dat werknemers vanuit eigen kracht en eigen regie wendbaar inzetbaar zijn en met plezier hun werk kunnen doen, nu en in de toekomst. Daarom gaan we in de begroting uit van een opleidingsbudget dat berekend is op 1,5% van de loonsom en houden we een medewerkers tevredenheidsonderzoek . 

In- en uitstroom
De gemiddelde leeftijd van de medewerkers in de organisatie is stabiel (48 jaar). De komende jaren stijgt de uitstroom als gevolg van pensioen. Daarnaast is sprake van reguliere uitstroom. De instroom van nieuwe medewerkers en de doorstroom van medewerkers is belangrijk. Behoud van kennis en een goede kennisoverdracht is belangrijk. Om die reden is vanaf 2022 het salarisbudget met € 100.000 verhoogd, waardoor vervanging van ervaren collega’s tijdig kan starten en voldoende overdracht kan plaatsvinden. Vanwege de krappe arbeidsmarkt wordt het echter steeds lastiger gekwalificeerde nieuwe medewerkers aan te trekken. 

Hybride werken
De coronacrisis heeft tot gevolg dat de de manier van (samen)werken in de organisatie nog meer hybride is geworden. Deze manier van 'Konnect' werken (zoals we dit binnen de organisatie noemen) vraagt mogelijk aanpassingen van het beleid op het gebied van thuiswerken en werken op locatie. Zo zijn in 2022 bijvoorbeeld  hybride overlegplekken ingericht.
 
Omvang organisatie 
In kwantitatieve zin is de organisatie stabiel. In relatie tot de opgave waar die voor staat, zit de organisatie qua grootte krap. Tegelijk zijn de structurele middelen, om daarin verbetering aan te brengen, beperkt.
In 2023 is financiële ruimte voor de huidige formatie, medewerkers die daadwerkelijk in dienst zijn bij de organisatie (167,46 fte). In dit budget is ook de herwaardering van een aantal functies verwerkt.

Bovenop deze formatie is 2,5% flexibel budget gereserveerd om verzuim op te vangen. In 2023 zal gemonitord worden of dit flexibel budget toereikend is om uitval van medewerkers op te vangen.  Daarnaast is er incidenteel budget opgenomen voor een aantal projecten/onderzoeken die in 2023 worden opgepakt. Vanaf 2024 is er structureel budget opgenomen voor uitbreiding van (huidige) taken en  nieuwe taken (5 fte).

Relatie met beleidsdoelen
Gezien de krapte op de arbeidsmarkt, de uitstroom van medewerkers (vanwege pensioen en regulier) en de krappe formatie, is de organisatie kwetsbaar. Met de beschikbare middelen wordt waar mogelijk geanticipeerd op knelpunten en voortdurend creatief naar oplossingen gezocht. In deze begroting is slechts rekening gehouden met de middelen die nodig zijn om de huidige formatie in stand te houden. Het moeizamer vervullen van vacatures kan daarom van invloed zijn op het realiseren van speerpunten en beleidsdoelen uit de programma’s.

In 2022 is de nieuwbouw voor opslag- en werkruimte voor het personeel van de buitendienst in gebruik genomen. Het vrijgekomen pand aan de Stormsweg 9 is verkocht. De huisvesting van de organisatie bestaat daarmee nog uit het raadhuis, het kantoor aan de Stormsweg 11 en de opslag-/werkruimte aan de van Utrechtweg 36a.

Het beheer, onderhoud en de vernieuwing en ontwikkeling van ICT-voorzieningen wordt uitgevoerd door de GR IJSSELgemeenten, waarin wij samenwerken met Capelle aan den IJssel.

Het belang van goede en betrouwbare ICT-voorzieningen leidt tot oplopende kosten en investeringen. Tijdens de Coronacrisis is gebleken dat onze ICT goed op orde is. Maar ook is duidelijk dat investeren nodig blijft; in software, infrastructuur en informatieveiligheid. De begroting van de GR biedt daar weinig ruimte voor. In deze begroting houden wij daarom rekening met een verhoging van het budget voor ICT voorzieningen met 5%.

Informatie- en communicatietechnologie (ICT) maakt een belangrijk onderdeel uit van de wijze waarop de gemeente Krimpen aan den IJssel informatie uitwisselt met inwoners en bedrijven. De gemeente moet zorgen dat de informatie die zij van inwoners en bedrijven in beheer heeft, goed beschermd is tegen onrechtmatig gebruik.

De afgelopen jaren is veel werk verzet om de informatieveiligheid op een hoger niveau te krijgen. Het bereiken van een mate van 100% informatieveiligheid is echter niet te garanderen. Om het juiste niveau van de informatieveiligheid vast te houden en eventueel te verhogen is het belangrijk om dit als continue proces (op basis van een plan, do, check and act-cyclus) te benaderen en nieuwe trends en ontwikkelingen op de voet te volgen en hier adequaat op in te spelen. Tal van activiteiten nemen we ter hand waaronder ook wordt ingezet op de bewustwording van de medewerker.

De gemeente dient aantoonbaar te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Privacy gaat in het gemeentelijke domein vooral over de relatie tussen inwoner en gemeente. In het bijzonder gaat het over het vertrouwen van de inwoners in de gemeentelijke overheid. De gemeente is dagelijks bezig met de privacybescherming van hun inwoners. Hierbij gaat het in de eerste plaats over de verwerking van persoonsgegevens op een juridisch juiste en technisch veilige manier. De bewustwording van de ambtelijke organisatie is een belangrijk en blijvend punt van aandacht en krijgt komend jaar nadrukkelijker de aandacht.

(Samen)werken in de Cloud
Met de de implementatie van Office 365 zijn nieuwe vormen van documentcreatie en -opslag ontstaan. Komend jaar vindt verdere integratie ervan plaats in de werkprocessen. Hierbij werken we waar mogelijk samen met IJsselgemeenten en Capelle en kiezen we voor maatwerk waar dit gewenst is.

Ontwikkelingen
De ontwikkelingen op het gebied van digitalisering gaan razendsnel. De dienstverlening van en naar inwoners en ondernemers verloopt vaker via diverse online kanalen: van een webformulier tot MijnOverheid en Persoonlijke Internetpagina en van e-mail tot social media. Daarbij veranderen ook de verwachtingen die onze interne én externe klanten hebben op het gebied van digitale dienstverlening. De uitdaging voor het komende jaar is om de grote hoeveelheid digitale informatie in samenhang te beheren volgens de kwaliteitseisen. Dit betekent dat we documenten tijdig vernietigen of permanent bewaren door overbrenging naar het Streekarchief. Door kaderstellende afspraken en het verder werken met informatiebeheerplannen en informatiebeleidsplannen versterken we de grip op het beheer van die informatie. Daarbij helpt het verder invoeren van het zaakgericht werken, samenwerken in de cloud en werken onder informatie- en applicatiearchitectuur. We sluiten hierbij zoveel als mogelijk aan bij landelijke standaarden en volgen de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering en informatievoorziening, waarbij we de nadruk leggen op het professionaliseren en beheersbaar houden van onze informatiehuishouding.
 

De gemeente blijft met meerdere communicatiemiddelen en -kanalen de inwoners informeren, betrekken en consulteren. Bijvoorbeeld met de (wekelijkse) gemeentepagina in Het Kontakt en ons eigen magazine De Klinker. Maar ook op digitale wijze via onze website, Facebook, Instagram en Twitter. Het uiterlijk en de functionaliteiten van de website worden volgend jaar onder handen genomen, hiervoor is nieuw beleid opgenomen.
Naast het geven van informatie zijn er ook bijeenkomsten. Bijvoorbeeld inloopavonden over verschillende thema's (herstraten, ontwikkeling Algeracorridor, duurzaamheid, speelruimtebeleid etc.). Maar wij organiseren bijvoorbeeld ook Veteranendag, Dodenherdenking en Nieuwjaarsbijeenkomst. Via het hijsen van vlaggen geeft de gemeente ook aandacht aan onderwerpen als Sustainable Development Goals (van de Verenigde Naties) of Coming Out day.

Wat betreft de Wet open overheid zetten we zoveel mogelijk in op directe toegang tot informatie. Dit past  bij een open en transparante bestuursstijl en een dienstverlenende houding waar het gaat om het beschikbaar stellen van informatie.

De gemeentelijke digitale informatiehuishouding richten we zo in dat informatie al vooraf beschikbaar is, zodat inwoners er niet om hoeven te vragen. 

Komend jaar gaan we verder met het publiceren van informatie (actief openbaar maken) van de 11 verplichte informatiecategorieën via het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). Daarnaast start het programma waarmee we de informatiehuishouding op orde brengen en maken we ons archief duurzaam toegankelijk.

Met ingang van 2023 wordt door het college een rechtmatigheidsverantwoording opgesteld. In de jaarrekening 2023 wordt deze voor het eerst opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt vanaf het verslagjaar 2023 ingegaan op de bevindingen en de acties die daarop worden ondernomen. De keuze voor de mate van detaillering is aan de raad. Dit maakt onderdeel uit van de besluiten die van de raad worden gevraagd in het voorbereidingstraject op de rechtmatigheidsverantwoording.