Paragraaf E Bedrijfsvoering

De paragraaf Bedrijfsvoering geeft inzicht in de ontwikkelingen en voornemens met betrekking tot de gemeentelijke bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering betreft de sturing en beheersing van ondersteunende processen binnen de organisatie die dienend zijn aan de primaire processen.

Ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie beweegt zich in een omgeving die steeds sneller verandert en de maatschappelijke opgaven waaraan we werken worden steeds complexer. De organisatie zet zich in om continue in te spelen op de verandering van taken van de gemeente en de technologische ontwikkelingen. Dit vraagt om een flexibele en wendbare organisatie. De organisatie heeft hier stappen in gezet en de komende jaren zal hier blijvende aandacht naar uit gaan. 

De mens centraal
Zowel in ons werk voor de samenleving als binnen onze organisatie hechten we waarde aan het welzijn van mensen. We geloven dat wanneer mensen zich goed voelen, ze beter in staat zijn om bij te dragen aan de gemeenschap. Daarom zetten we in op een werkomgeving waar mensen vrijheid hebben hun talenten optimaal in te zetten. En waar vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid centraal staan. We gaan in het najaar van 2025 een bevlogenheidsonderzoek uitvoeren zodat we in 2026 gericht acties en trainingen kunnen inzetten om dit welzijn verder te versterken. Daarnaast willen we de aandacht versterken op leren en ontwikkelen en stimuleren we persoonlijke ontwikkeling door middel van ons opleidingsbudget, dat is berekend op 1,5% van de loonsom.  

De uitdagingen binnen de huidige arbeidsmarkt vragen een goede regie op het aantrekken van voldoende en geschikte nieuwe medewerkers (instroom). Het aantrekken van nieuwe collega’s lukt binnen het huidige beleid. Specialistische of specifieke functies werven vraagt extra inspanningen. De uitstroom is gestabiliseerd en in 2026 is beperkte uitstroom als gevolg van pensioen te verwachten. Behoud van kennis en een goede kennisoverdracht en introductie blijft belangrijk. Zeker bij instroom van starters op de arbeidsmarkt of zijinstromers. Binnen het salarisbudget is budget beschikbaar voor tijdige vervanging van ervaren collega’s zodat voldoende overdracht kan plaatsvinden.

Organisatie van de toekomst
Ook in 2025 is gestructureerd gewerkt aan de doorontwikkeling van zelf organiserend werken. Dat doen we volgens vier organisatieprincipes: de mens centraal, werken in thuisteams, werken in een netwerk in verbinding met de samenleving en ondersteuning door verbindend leiders.
We zijn gestart met de beschrijving van de speelruimte die teams hebben en de spelregels die daarbij horen. Daarnaast is de plaatsing van de collega’s op functies in het nieuwe functieboek afgerond. Er  wordt gewerkt aan onderwerpen als teamontwikkeling, gespreksvoering binnen teams, introductie van nieuwe collega’s.

Omvang organisatie 
In 2026 stijgt onze totale formatie licht ten opzichte van 2025. De formatie voor 2026 is 179,76 fte, dat is inclusief de 3,17 fte van de griffie. De gemiddelde leeftijd van de medewerkers in de organisatie  is gestegen (van 47 jaar naar 48 jaar). Op 31 december 2024 hadden we 197 medewerkers in dienst, 1 collega minder dan het jaar daarvoor. Het percentage vrouwen 62.85% in onze organisatie is licht gedaald  ten opzichte van het voorgaande jaar. Boven op deze formatie is 2,5% flexibel budget gereserveerd om verzuim op te vangen. 

De huisvesting van de organisatie bestaat uit het raadhuis, het kantoor aan de Stormsweg 11 en de opslag-/werkruimte aan de van Utrechtweg 36a.

In 2026 verwachten we de afronding van de verbouwing van de vergaderzalen. Daarnaast wordt een nieuw systeem voor de toegangscontrole  in gebruik genomen.  Ook wordt het kantoormeubilair vernieuwd. 

Het beheer, onderhoud en de vernieuwing en ontwikkeling van ICT-voorzieningen wordt uitgevoerd door de GR IJSSELgemeenten, waarin wij samenwerken met Capelle aan den IJssel.

Het belang van goede en betrouwbare ICT-voorzieningen leidt tot oplopende kosten en investeringen. Nieuwe wetgeving, in toenemende mate uit Europa, stelt nieuwe eisen aan onze informatiehuishouding. Onze ICT-voorzieningen moeten met die eisen meegroeien.. Dus blijft investeren nodig; in software, infrastructuur, transparantie en informatieveiligheid. De begroting van de GR biedt daar weinig ruimte voor en gaat slechts uit van een verhoging van het budget voor ICT-voorzieningen met 2,3%.

In 2026 blijven we investeren in het professioneel en duurzaam beheren van onze informatievoorziening en archieven. Dit voor transparantie, verantwoording en het goed functioneren van onze organisatie. Binnen dit kader richten we ons op:

• Verdere digitalisering van archieven, inclusief het opschonen en overbrengen van analoge archieven naar digitale vorm waar mogelijk;
• Implementatie van een nieuwe modules in het zaaksysteem, dit om het zaakgericht werken te faciliteren;
• Scholing en ondersteuning van medewerkers op het gebied van informatiebeheer;
• Toezicht op bewaartermijnen en vernietigingsprocedures, conform het informatiebeheerplan en wettelijke verplichtingen.
• Specifiek beleid voor tekst- en chatberichten.

Een verhoogde aandacht voor informatiebeveiliging is cruciaal voor ieder organisatie. Met nog steeds toenemende digitale dreigingen is het versterken van de cyberweerbaarheid geen luxe maar een noodzaak om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen en informatie van burgers te beschermen.

Versterken van de Weerbaarheid

De komende jaren wordt door de GR IJSSELgemeenten, die verantwoordelijk is voor het beleid en de uitvoering van informatiebeveiliging, extra aandacht geschonken aan het versterken van de digitale weerbaarheid op drie hoofdgebieden:

1.    Technologische Verdediging: Investeren in en optimaliseren van beveiligings- en toegangssystemen. Deze systemen helpen bij het proactief detecteren en reageren op dreigingen, voordat ze schade kunnen aanrichten. Zo wordt de komende jaren het zero-trust concept verder uitgerold.

2.    Menselijk Kapitaal: Opleiding en bewustwording zijn onmisbaar. Een belangrijk deel van de inzet op het gebied van informatiebeveiliging blijft het trainen van medewerkers over de risico's van phishing, social engineering en andere cyberaanvallen. Goed geïnformeerd personeel is de eerste en meest effectieve verdedigingslinie.

3.    Operationele Processen: Het formaliseren van beveiligingsprotocollen en -procedures is essentieel. Met name door de komst van AI. Dit omvat de (verdere) ontwikkeling van een responsplan voor incidenten, regelmatige pentesten en het naleven van strikte data governance-regels.
Deze investeringen zijn niet alleen uitgaven, maar strategische stappen/activiteiten om de integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid van gemeentelijke data en systemen te waarborgen. Door nu te investeren, voorkomen we in de toekomst aanzienlijk hogere kosten die gepaard gaan met datalekken, systeemuitval of boetes.

Krimpen aan den IJssel verwerkt veel en vaak persoonsgegevens van betrokkenen. Hierdoor is het van belang dat deze betrokkenen te allen tijde hun rechten kunnen uitoefenen. De AVG stelt verplichtingen aan onze gemeente om aan te tonen dat we voldoen aan de in de wet gestelde eisen. Voldoen we niet aan deze eisen, dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens, de nationale toezichthouder, hiervoor boetes opleggen. In 2026 zal de bewustwording hiervoor wederom hoog op de agenda staan binnen onze organisatie.  

Onze gemeente werkt ook veel samen met andere organisaties en partners, die met het uitvoeren van hun taken persoonsgegevens kunnen verwerken. Om dit in goede banen te leiden, worden hiervoor verwerkersovereenkomsten opgesteld. De gemeente houdt hiertoe een verwerkingsregister bij. Dit register omvat alle verwerkingen van persoonsgegevens. Zowel het opstellen en herzien van verwerkersovereenkomsten/convenanten als het bijhouden van het verwerkingsregister zijn doorlopende processen, waar in 2026 opnieuw aandacht aan zal worden besteed. 

Dit doen we onder andere door het in gebruik nemen van een applicatie waarin het verwerkingsregister van de gemeente in opgenomen is. We houden als gemeentelijke organisatie daarmee beter zicht op risico’s, beheersmaatregelen en de opvolging ervan. Ook zal in samenwerking met de leverancier worden onderzocht of andere compliancemaatregelen uit de AVG binnen dit systeem kunnen worden ingepast. Te denken valt aan een publieke versie van het verwerkingsregister in het kader van transparantie en de uitvoering van DPIA’s. Voor deze laatste is eind 2025 begonnen om een inhaalslag te maken en in 2026 wordt hier een vervolg aan gegeven, waarbij externe hulp wordt ingezet.  
 
Daarnaast zijn het gebruik van Artificial Intelligence (AI) en algoritmen onderwerpen die ons als gemeente steeds meer zullen raken. In 2026 gaan we medewerkers informeren hoe zij hier mee om dienen te gaan, omdat deze thema's zich steeds verder ontwikkelen en ook meer aandacht vragen. Deze zullen onder andere beleidsmatig worden opgepakt. 

Tenslotte heeft onze gemeente samen met de gemeente Capelle aan den IJssel en de GR-IJsselgemeenten een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG functioneert onafhankelijk en heeft zowel een adviserende als toezichthoudende rol op het gebied van gegevensbescherming. In 2026 zal de FG opnieuw een toezichtplan opstellen voor dit jaar. De resultaten van het uitgevoerde toezicht worden met u gedeeld. 

In de jaarstukken van de afgelopen jaren is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen met de bijbehorende toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering. De detectie van onrechtmatigheden is op orde. Voor de aandachtspunten die hieruit naar voren zijn gekomen wordt gewerkt naar de meest efficiënte preventieve beheersmaatregel.

De financiële procesrisico's worden jaarlijks besproken en beoordeeld wordt of deze risico's nog actueel zijn. Indien nodig worden deze (fraude)risico's  door middel van implementatie van beheersmaatregelen afgedekt.