Openheid en transparantie vormen al jaren een groot goed binnen onze gemeente. De Woo die in 2022 in werking is getreden, geeft hier nog maar eens een extra impuls aan. In het licht van deze wet hebben we dan ook de ambitie informatie zo optimaal mogelijk te delen met de samenleving. Dat doen we door informatie passief maar ook actief uit onszelf openbaar te maken. Om dit juist te kunnen doen, is het een voorwaarde dat we onze informatiehuishouding op orde krijgen. Het afgelopen jaar is gebleken dat het soms eenvoudig is om hierin stappen te zetten, maar dat we vooral ook regelmatig te maken hebben gekregen met landelijke ontwikkelingen of ontwikkelingen binnen de wereld van ICT, die ertoe bijdragen dat het meer tijd kost om zaken te realiseren.
Openbaar maken
Al bij het ingaan van de Woo hebben we ervoor gekozen om het de inwoner digitaal zo gemakkelijk mogelijk te maken om een Woo-verzoek in te dienen. En dat heeft effect gehad want afgelopen jaar zijn er liefst 21 verzoeken binnengekomen. Doordat we hebben gekozen voor een persoonlijke aanpak, waarbij zo snel mogelijk contact werd gezocht met de inwoner, hebben we lange doorlooptijden kunnen beperken. Op enkele omvangrijke en complexe verzoeken na, zijn alle verzoeken dan ook binnen de geldende afhaaltermijn afgehandeld. Aangezien bij de Woo de behandeltermijn voor verdaging van vier naar twee weken is ingekort, kunnen we er vanuit gaan dit in hoge mate heeft bijgedragen aan een grotere tevredenheid bij de verzoeker. De vakteams hebben hierin een voorname rol gespeeld.
Het adequaat afhandelen van de Woo-verzoeken heeft wel de nodige capaciteit gekost, daarom zijn we gestart met een onderzoek om dit proces efficiënter in te richten, onder andere door documenten binnen ons zakensysteem geautomatiseerd te anonimiseren. Komend jaar maken we hierbij de keuze aan te sluiten bij de betrekkelijk nieuwe ontwikkelingen van het Open Web Concept (OWC) of dat we voor een bestaande oplossing van een leverancier kiezen. Het OWC gaat uit van het gezamenlijk ontwerpen en gebruiken van digitale dienstverlening. Gemeenten trekken zo samen op om kosten te besparen en niet het wiel elke keer opnieuw uit te vinden. Bovendien maken ze gebruik van elkaars kennis, tools, modules en oplossingen.
Actief openbaar maken
Naast de passieve openbaarmaking schrijft de Woo voor dat gemeenten informatie uit 11 informatiecategorieën actief publiceren. In dit kader spannen we ons in om zoveel documenten actief te openbaren. Een aantal categorieën (raads- en bestuursstukken, organisatie- en bereikbaarheidsgegevens, etc.) publiceren we al, daar zijn de Woo-verzoeken inclusief achterliggende documenten inmiddels bijgekomen. Onze website is daarvoor het lokale aangewezen medium. We werken inmiddels aan een “breder” Woo-portaal waarbij het voor inwoners ook gemakkelijker wordt documenten te zoeken en te vinden. Ook hier wordt gekeken wat de mogelijkheden zijn binnen het OWC.
Daarnaast bestaat er nog de landelijke Woo-index als de toekomstige zoekmachine waar informatie gezocht kan gaan worden. De Woo-index bevat alleen verwijzingen naar gegevens uit de 11 informatiecategorieën zoals bedoeld in de Woo. Afgelopen jaar is de eerste versie van de Woo-index beschikbaar geworden. Van een aantal informatiecategorieën voor onze gemeente is de informatie ondertussen in deze Woo-index te vinden. Dat is echter nog geen verplichting. De verplichting tot het publiceren via de Woo-index zal samenvallen met de te nog te nemen Koninklijke Besluit(en).
Informatiehuishouding
Om open en transparant te kunnen zijn als lokale overheid, is het verder van belang dat onze informatiehuishouding op orde is. Dit is ook een belangrijke opgave vanuit de Woo. In dit kader zijn we gestart met het in beeld brengen van de kwaliteit van onze informatie, aan de hand van een 0-meting, en hebben we een kwaliteitssysteem in gebruik genomen. De nulmeting heeft wel enige vertraging opgelopen omdat dit een omvangrijke klus en meer capaciteit van de gemeentelijke organisatie vraagt dan vooraf ingeschat.
Tenslotte is in samenwerking met het Streekarchief Midden-Holland een e-depot aangeschaft. In een e-depot archiveren we blijvende te bewaren informatie in digitale vorm. In 2024 zal dit e-depot gevuld gaan worden met onze informatie, welke beschikbaar wordt voor onze inwoners.