Paragraaf E Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering is ondersteunend aan en mede bepalend voor de kwaliteit van het primaire proces en de realisatie van de beoogde maatschappelijke effecten. De interne organisatie staat volledig ten dienste aan het primaire proces. Dit betekent dat de kwaliteit en omvang van de gemeentelijke organisatie van grote invloed is op het behalen van de gewenste effecten.

Organisatie van de toekomst
Onze ambtelijke organisatie opereert in een voortdurend veranderende omgeving. We streven ernaar om flexibel en wendbaar te zijn, zodat we kunnen inspelen op veranderende taken van de gemeente en technologische ontwikkelingen. In 2023 hebben we een bevlogenheidsonderzoek uitgevoerd, waarvan we de resultaten gebruiken om onze werkwijze te verbeteren. De verdieping en concrete acties zullen in 2024 plaatsvinden. We zijn ook begonnen met het vernieuwen van ons functiehuis om beter aan te sluiten op onze manier van werken en tegelijkertijd toekomstbestendig te zijn. Hybride werken, ook bekend als 'Konnect werken', is in de afgelopen jaren de norm geworden binnen onze organisatie. Hierbij besteden we aandacht aan het mentale, digitale en fysieke aspect van werken. In 2023 hebben we een persoonlijk budget vrijgemaakt voor het optimaliseren van thuiswerkplekken.

Boeien en binden
Het aantrekken en behouden van talent blijft een uitdaging in de huidige arbeidsmarkt. Daarom hebben we in 2023 extra capaciteit toegevoegd aan onze recruitmentafdeling. Het afgelopen jaar zijn er 28 nieuwe medewerkers bij ons in dienst gekomen, terwijl 18 medewerkers ons hebben verlaten. De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers is stabiel gebleven op 49 jaar. We hebben onze arbeidsmarktcommunicatie verbeterd om potentiële medewerkers een duidelijk beeld te geven van wie we zijn, met voortdurende en brede communicatie via verschillende kanalen. Hiervoor is onze werken bij site volledig vernieuwd.

Medewerker van de toekomst
Om een wendbare en toekomstbestendige organisatie te zijn, hebben we wendbare medewerkers nodig. We moedigen onze medewerkers aan om met plezier hun talenten in te zetten, zowel in hun huidige als toekomstige werk, met behoud van gezondheid en welzijn. We gebruiken de resultaten van het bevlogenheidsonderzoek om dit verder te versterken. Daarnaast stimuleren we persoonlijke ontwikkeling door middel van ons opleidingsbudget, dat is berekend op 1,5% van de loonsom. In 2023 hebben we een vergelijkbaar bedrag uitgegeven aan opleiding en ontwikkeling als in 2022, waarbij ongeveer 190 opleidingen zijn aangevraagd.

Omvang organisatie
In 2023 is onze totale formatie gegroeid met 11,36 fte naar 178,36 fte, inclusief de griffie. Op 31 december 2023 hadden we 198 medewerkers in dienst, wat 11 meer is dan het jaar ervoor. Het percentage vrouwen in onze organisatie is nagenoeg gelijk gebleven op 63,13% ten opzichte van het voorgaande jaar.  In 2023 hebben we voor 64 projecten flexibel personeel ingehuurd. Specifiek voor verzuim hebben we een flexibel budget van 2,5% gereserveerd. Het verzuimpercentage in 2023 is 6,79%, ruim 1 procent lager dan in 2022.

Over het boekjaar 2023 legt het college voor het eerst een rechtmatigheidsverklaring af. In de voorbereiding daarop is de interne controle versterkt. Bovendien zijn wijzigingen in de financiële verordening doorgevoerd en is beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik vastgesteld. 

In het eerste kwartaal is de herziene nota reserves en voorziening door de raad vastgesteld

In 2023 is de implementatie van de verplichtingenadministratie afgerond. De komende jaren moet dit uitgroeien tot een belangrijk instrument bij het bewaking van budgetten en verantwoording over rechtmatigheid. 

In 2023 hebben we onderzocht of we de vergaderruimten van het raadhuis beter kunnen inzetten. Hiervoor wordt in 2024 een project opgestart. Daarnaast is de huidige staat van het inventaris in kaart gebracht gezien het naderende einde van de economische levensduur.  

In 2023 zijn we ook van start gegaan met teamgesprekken over de werkplekken op alle locaties. Dit loopt verder door in 2024. 

De taken op het gebied van ICT zijn volledig uitbesteed aan GR IJSSELgemeenten. Daartoe is een dienstverleningsovereenkomst gesloten met afspraken over:
-  de aanschaf en levering van ICT-infrastructuur, vaktoepassingen, telefonie en audiovisuele apparatuur;
-  de diensten van de servicedesk;
-  wijzigingsverzoeken;
-  systeem- en applicatiebeheer;
-  adviesdiensten;
-  diensten voor de gemeentelijke crisisorganisatie;
-  bedrijfskritische problemen;
-  informatieveiligheid (CISO).

De beleidsmatige kant van de informatievoorziening ligt bij de gemeente zelf. In 2023 is informatiemanagement daaraan toegevoegd. Hiermee gaan we  zelf meer sturing geven aan de ontwikkeling van onze informatievoorziening. Dit doen we samen met gemeente Capelle aan den IJssel en daarbij streven we ernaar om zoveel mogelijk hetzelfde pad in te slaan.

In 2023 is de volgende stap gezet voor het behouden van onze digitale informatie,  door de aanschaf van een e-depot. 
Daarnaast is de opslag van analoge informatie fors afgenomen, door deze vervangen door een digitale variant.

Om de kwaliteit van onze informatiehuishouding te achterhalen, is voor het eerst gebruik gemaakt van een kwaliteitssysteem.
Met behulp van dit systeem is het gemakkelijker om te zien of ons informatie en archiefbeheer voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

In 2023 is het dreigingsbeeld van digitale aanvallen uitgegroeid tot alarmerende proporties. Het aantal hacks en phishingaanvallen is ook na de stijging die wij in het vorige jaar al zagen, in zorgwekkend tempo en in complexiteit blijven toenemen. In 2023 is de bewustzijnscampagne voortgezet om medewerkers te trainen in digitale veiligheid en in het omgaan met privacy-aspecten. Deze training heeft een looptijd van vier jaar en is voor alle medewerkers verplicht. Daarnaast is in 2023 een verplichte training informatieveiligheid aan alle medewererks gegeven.

Op het gebied van privacy zijn flinke stappen gezet met het op orde brengen van de governance van dit onderwerp. In alle privacy-intensieve teams is de rol van privacycontactpersoon ingevuld. Deze privacycontactpersonen zijn getraind in de Avg en samen met hen is de governance (verwerkingenregister, verwerkersovereenkomsten en risicoanalyses) verder vorm gegeven. 

Eind 2022 is gestart met verplichtingenadministratie én een contractmanagementsysteem.  Dit heeft in 2023 een vervolg gekregen en is geïmplementeerd.  Tegelijkertijd is nieuw inkoopbeleid van kracht geworden. De verdere implementatie van de daarbij behorende werkwijzen en afspraken is door een langdurige vacature nog niet afgerond.

Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

De beoordeling van de rechtmatigheid gebeurt op basis van drie criteria.

• Het begrotingscriterium: Dit criterium betreft het budgetrecht van de raad. Beoordeeld wordt of de door de raad beschikbaar gestelde middelen per beleidsthema en voor investeringen zijn overschreden.
• Het voorwaardecriterium: Dit betreft de controle op afwijkingen van relevante wet- en regelgeving, zoals door de raad vastgesteld in het normenkader.
• Het M&O-criterium (Misbruik en Oneigenlijk gebruik): Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Vanaf het boekjaar 2023 legt het college van burgemeester en wethouders in de jaarstukken verantwoording af over de rechtmatigheid. 

De bepaling van de verantwoordingsgrens is voorbehouden aan de gemeenteraad en vastgesteld op 2% van de totale lasten inclusief reservemutaties. Deze wordt vastgelegd in de financiële verordening, welke wordt vastgesteld door de gemeenteraad. Ten tijde van de vaststelling van de financiële verordening, was het uitgangspunt dat de begrotingsrechtmatigheid op eenzelfde wijze zou worden beoordeeld voor de rechtmatigheidsverantwoording als in het verleden. In het verleden, toen het oordeel hieromtrent nog door de accountant werd afgegeven, telde enkel de netto-onrechtmatigheden mee in het oordeel van de accountant. Op basis van de werkwijze uit het verleden zouden wij komen op een rechtmatig oordeel  met 0,86% aan rechtmatigheidsfouten. Doordat de beoordeling van de begrotingsonrechtmatigheden over 2023 bruto meetellen voor het oordeel, valt het totaal aan rechtmatigheden hoger uit, namelijk 1,26% aan rechtmatigheidsfouten. Voor een verdere toelichting op de bruto- en netto-begrotingsrechtmatigheden, zie het onderdeel Begrotingsrechtmatigheid onder de Baten en lasten.

De verantwoording door het college vindt plaats in een verplicht model, dat in de jaarstukken is opgenomen onder de baten en lasten verantwoording. De toelichting daarop, inclusief acties om tot verbetering te komen, worden hieronder toegelicht. De toelichting bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

• een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid voor zover deze de rapportagegrens (€ 100.000) overschrijden;
• welke maatregelen zijn/worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;
• een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden;
• rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan;
• geconstateerde fraude door eigen medewerkers.

Afwijking in de rechtmatigheid, groter dan € 100.000
Uit de interne audits zijn fouten geconstateerd m.b.t. het voorwaardencriterium op het gebied van Europese aanbestedingen. Uit de zogenaamde spendanalyse op inkopen is gebleken dat in totaal voor een bedrag van € 663.469 niet rechtmatig is ingekocht. Een van de betreffende contracten is inmiddels beëindigd, maar voor een deel is ook nog sprake van doorwerking in 2024. Inmiddels wordt actie ondernomen om deze werkzaamheden zo snel mogelijk op een rechtmatige wijze (opnieuw) aan te besteden.

In de verschillenanalyse (onder de baten en lasten) zijn drie begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd (zie ook het onderdeel Begrotingsrechtmatigheid onder de Baten en lasten). Onderstaand een duiding van de betreffende begrotingsonrechtmatigheden: 
1. Een overschrijding van € 196.000 op de overhead, mede veroorzaakt door een verhoging van de post dubieuze debiteuren (€ 82.000) en hogere lasten aan het Raadhuisplein 2 dan geraamd. De hogere lasten aan het Raadhuisplein 2 worden veroorzaakt door hogere energielasten (€ 57.000). Daarnaast was er sprake van een uitgave aan de gemeenschappelijke regeling IJsselgemeenten (€ 56.000), welke niet was geraamd.
2. Een overschrijding van € 425.000 op de algemene dekkingsmiddelen. Doordat het saldo van rentebaten en -lasten lager is geworden dan begroot, is de rentetoerekening ook lager op basis van nacalculatie.
3. Een overschrijding van € 45.000 op investeringen. Doordat de indexaties van materialen hoger zijn dan geraamd heeft er een overschrijding plaatsgevonden.
Om deze begrotingsonrechtmatigheden volgend jaar te voorkomen, wordt deze informatie gedeeld met de (budget)verantwoordelijken. Hiermee hopen wij dit tijdig te constateren en te informeren d.m.v. een begrotingswijziging.

Vanuit de toetsing op het M&O-criterium zijn er geen bevindingen.

Niet-financiële onrechtmatigheden
Gedurende 2023 zijn er twee leningen uitgezet aan andere gemeenten, waarbij de gemeente het geldende Treasurystatuut niet volledig heeft nageleefd. Bij beide uitleningen was wel sprake van functiescheiding, maar was er geen akkoord van de door de gemeenteraad aangewezen tweede functionaris in het geldende Treasurystatuut.

Niet naleven normen gids proportionaliteit
In de Gids Proportionaliteit (= flankerend beleid bij de Aanbestedingswet 2012) zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. De Gids Proportionaliteit is opgenomen in het gemeentelijke inkoopbeleid. Naast de Europese aanbestedingsregels, waarvan niet toepassen een onrechtmatigheid betekent, is ook het naleven van de overige normbedragen uit de Gids van belang. Afwijken van die normbedragen leidt niet tot financiële rechtmatigheidsfouten voor zover de gemeente afwijking hiervan adequaat heeft gedocumenteerd en gemotiveerd.
Uit de interne controle over 2023 is gebleken dat geen sprake is geweest van ongeoorloofde afwijkingen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik
Binnen de gemeentelijke organisatie worden zowel preventieve als controlerende acties uitgevoerd om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Preventief zijn de acties vooral gericht op het integer handelen van de ambtelijke organisatie. Daarnaast wordt binnen de administratieve organisatie met name ingezet op relevante functiescheiding en het 4-ogen principe om de kans op misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk te beperken. Daarnaast wordt vanuit de Verbijzonderde Interne Controle achteraf ook getoetst of regelgeving juist is toegepast. Bovendien is het M&O-beleid op 14 december 2023 vastgesteld door de gemeenteraad.

Fraude eigen medewerkers
Er is in 2023 geen fraude door eigen medewerkers geconstateerd. Er is een frauderisico-analyse, die in 2024 wordt geactualiseerd. De aandachtspunten uit die analyse worden opgepakt. 

Vanaf het controlejaar 2022 is de accountant verplicht om in de controleverklaring te rapporteren over fraude. Dit is aanleiding om ook in deze paragraaf voortaan expliciet aandacht te besteden aan het beheersen van frauderisico’s.

In 2022 is gestart met de voorbereidingen voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De interne beheersing is in 2023 verder geprofessionaliseerd om te kunnen voldoen aan de gestelde eisen. Met betrekking tot fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) is geïnventariseerd welke kaders en documenten al beschikbaar zijn en wat nog ontbreekt. Vanuit die inventarisatie is in 2023 het M&O-beleid tot stand gekomen. Hiervoor is een brede aanpak gekozen om tevens de bewustwording te vergroten. Het beleid is onder de aandacht gebracht binnen de organisatie. In 2024 zal een fraudeprotocol worden opgesteld.