Paragraaf E Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering is ondersteunend aan en mede bepalend voor de kwaliteit van het primaire proces en de realisatie van de beoogde maatschappelijke effecten. De interne organisatie staat volledig ten dienste aan het primaire proces. Dit betekent dat de kwaliteit en omvang van de gemeentelijke organisatie van grote invloed is op het behalen van de gewenste effecten.

Organisatie van de toekomst 
Onze ambtelijke organisatie opereert in een voortdurend veranderende omgeving. We streven ernaar om flexibel en wendbaar te zijn, zodat we kunnen inspelen op veranderende taken van de gemeente en technologische ontwikkelingen. In 2024 zijn we met de uitkomsten van het bevlogenheidsonderzoek (2024) aan de slag gegaan. De missie en visie van de organisatie is vastgesteld. Iedere collega werkt in een thuisteam en de teams zijn aan de slag gegaan met het vertalen van de missie van de organisatie naar de missie van het team. Daarnaast zijn de teams gestart met het maken van teamplannen voor 2025. Hierbij wordt uitgaande van het principe dat de teams werken in een open netwerk, in verbinding met de samenleving. 
In 2024 is het nieuwe functieboek in 2024 vastgesteld. Zodat deze beter aansluit op onze manier van werken en dat deze tegelijkertijd toekomstbestendig is.  

De mens centraal 
Zowel in ons werk voor de samenleving als binnen onze organisatie hechten we waarde aan het welzijn van mensen. We geloven dat wanneer medewerkers zich goed voelen, ze beter in staat zijn om bij te dragen aan de gemeenschap. Daarom zetten we in op een werkomgeving waar medewerkers vrijheid hebben hun talenten optimaal in te zetten. En waar vertrouwen en verantwoordelijkheid centraal staan. We hebben in aansluiting op het bevlogenheidsonderzoek trainingen aangeboden aan de collega’s om dit welzijn verder te versterken. Daarnaast stimuleren we persoonlijke ontwikkeling door middel van ons opleidingsbudget, dat is berekend op 1,5% van de loonsom.  

Het aantrekken en behouden van talent blijft een uitdaging in de huidige arbeidsmarkt. Met name HBO/WO functies zijn en blijven de komende tijd lastig in te vullen of worden nog lastiger in te vullen. Het afgelopen jaar zijn er 21 nieuwe medewerkers bij ons in dienst gekomen, terwijl 21  medewerkers ons hebben verlaten. Omdat het aantal jonge collega’s toeneemt zijn we in 2024 gestart met JongKrimpen. Jonge collega’s ontmoeten elkaar en doen verschillende (ontwikkel)activiteiten gericht op het werken binnen Krimpen en op persoonlijke ontwikkeling.  
 
Omvang organisatie 
In 2024 is onze totale formatie stabiel gebleven ten opzichte van 2023. De formatie is 177,96 fte, inclusief de griffie. Op 31 december 2024 hadden we 197 medewerkers in dienst, 1 collega minder dan het jaar daarvoor. Het percentage vrouwen 62.85% in onze organisatie is licht gedaald  ten opzichte van het voorgaande jaar.

In 2024 zijn voorlopige ontwerpen gemaakt voor het realiseren van representatievere vergaderruimtes op de begane grond van het raadhuis. Daarnaast heeft het KCC van de gemeente een betere werklocatie binnen het raadhuis gekregen. Verder is een programma van eisen opgesteld en een budget toegewezen voor het vernieuwen van de techniek in de raadzaal.  

De taken op het gebied van ICT zijn volledig uitbesteed aan GR IJSSELgemeenten. Daartoe is een dienstverleningsovereenkomst gesloten met afspraken over:
-  de aanschaf en levering van ICT-infrastructuur, vaktoepassingen, telefonie en audiovisuele apparatuur;
-  de diensten van de servicedesk;
-  wijzigingsverzoeken;
-  systeem- en applicatiebeheer;
-  adviesdiensten;
-  diensten voor de gemeentelijke crisisorganisatie;
-  bedrijfskritische problemen;
-  informatieveiligheid (CISO).

De beleidsmatige kant van de informatievoorziening ligt bij de gemeente zelf. In 2024 is informatiemanagement daaraan toegevoegd. Hiermee geven we  zelf meer sturing aan de ontwikkeling van onze informatievoorziening. Dit doen we samen met gemeente Capelle aan den IJssel en daarbij streven we ernaar om zoveel mogelijk hetzelfde pad in te slaan.

In 2024 heeft een migratie van archiefmateriaal plaatsgevonden naar het pre-depot van het Streekarchief. Dit betrof de vergaderingen van de raad, het college en de commissies. Daarbij zijn alle agenda's en gerelateerde informatie uit de periode 2011 tot en met 2018 zorgvuldig verwerkt en overgebracht.

Daarnaast zijn de begraafkaarten, die een periode bestrijken van circa 1900 tot en met 2004, gedigitaliseerd en toegevoegd aan de collectie van het Streekarchief Midden-Holland. Ook zijn de bouwdossiers in papieren vorm, die dateren van 1919 tot en met 2010, fysiek overgebracht naar het Streekarchief.

Bovendien is er een selectie gemaakt van ongeveer 40 meter aan fysiek archiefmateriaal uit de periode 2011-2018. Dit deel is na beoordeling  vernietigd om ruimte te maken voor nieuwe collecties en efficiënt beheer van de archieven te waarborgen.

In 2024 is het dreigingsbeeld van digitale aanvallen verder uitgegroeid tot alarmerende proporties. Het aantal hacks en phishingaanvallen is ook na de stijging die wij in het vorige jaar al zagen, in zorgwekkend tempo en in complexiteit blijven toenemen. In 2024 is de bewustzijnscampagne voortgezet om medewerkers te trainen in digitale veiligheid en in het omgaan met privacyaspecten. Deze training heeft een looptijd van vier jaar en is voor alle medewerkers verplicht. Daarnaast geven we aan alle nieuwe medewerkers een verplichte training informatieveiligheid en een training privacy.

Op het gebied van privacy zijn flinke stappen gezet met het op orde brengen van de governance van dit onderwerp. In alle privacyintensieve teams is de rol van privacycontactpersoon ingevuld. Deze privacycontactpersonen zijn getraind in de AVG en samen met hen geven we de governance (verwerkingenregister, verwerkersovereenkomsten en risicoanalyses) verder vorm.

In 2024 is na een langdurige vacature weer invulling gegeven aan inkoop. Gestart is met een inventarisatie van de contracten en onrechtmatigheden op basis waarvan een opzet is gemaakt voor een aanbestedingskalender. Daarnaast zijn formats voor aanbestedingen opgesteld en wordt vanaf hier gewerkt aan een verdere interne bekendheid van inkoop(informatie).

Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

De beoordeling van de rechtmatigheid gebeurt op basis van drie criteria.

• Het begrotingscriterium: Dit criterium betreft het budgetrecht van de raad. Beoordeeld wordt of de door de raad beschikbaar gestelde middelen per beleidsthema en voor investeringen zijn overschreden.
• Het voorwaardecriterium: Dit betreft de controle op afwijkingen van relevante wet- en regelgeving, zoals door de raad vastgesteld in het normenkader.
• Het M&O-criterium (Misbruik en Oneigenlijk gebruik): Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Vanaf het boekjaar 2023 legt het college van burgemeester en wethouders in de jaarstukken verantwoording af over de rechtmatigheid. 

De bepaling van de verantwoordingsgrens is voorbehouden aan de gemeenteraad en vastgesteld op 2% van de totale lasten inclusief reservemutaties. Deze is vastgelegd in de financiële verordening, welke wordt vastgesteld door de gemeenteraad. Ten tijde van de vaststelling van de financiële verordening, was het uitgangspunt dat de begrotingsrechtmatigheid op eenzelfde wijze zou worden beoordeeld voor de rechtmatigheidsverantwoording als in het verleden. In het verleden, toen het oordeel hieromtrent nog door de accountant werd afgegeven, telde enkel de netto-onrechtmatigheden (totaal aan onrechtmatigheden minus de acceptabele onrechtmatigheden) mee in het oordeel van de accountant. Op basis van de werkwijze uit het verleden zouden wij komen op een rechtmatig oordeel  met 1,17% aan rechtmatigheidsfouten. Doordat bij de beoordeling over 2024 de bruto-onrechtmatigheden (totaal aan onrechtmatigheden) meetellen voor het oordeel, valt het percentage van rechtmatigheidsfouten hoger uit, namelijk 1,86%. Voor een verdere toelichting op de bruto- en netto-begrotingsrechtmatigheden, zie het onderdeel Begrotingsrechtmatigheid onder de Baten en lasten.

De verantwoording door het college vindt plaats in een verplicht model, dat in de jaarstukken is opgenomen onder de baten en lasten verantwoording. De toelichting daarop, inclusief acties om tot verbetering te komen, worden hieronder toegelicht. De toelichting bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

• een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid voor zover deze de rapportagegrens (€ 100.000) overschrijden;
• welke maatregelen zijn/worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;
• een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden;
• rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan;
• geconstateerde fraude door eigen medewerkers.

Afwijking in de rechtmatigheid, groter dan € 100.000
Uit de interne audits zijn fouten geconstateerd m.b.t. het voorwaardencriterium op het gebied van Europese aanbestedingen. Uit de zogenaamde spendanalyse op inkopen is gebleken dat in totaal voor een bedrag van  € 713.851  niet rechtmatig is ingekocht. Een van de betreffende contracten is inmiddels beëindigd, maar voor een deel is ook nog sprake van doorwerking in 2025. Inmiddels wordt actie ondernomen om deze werkzaamheden zo snel mogelijk op een rechtmatige wijze (opnieuw) aan te besteden.
Naast deze rechtmatigheidsfouten is er een onduidelijkheid geconstateerd met betrekking tot aanbesteding van herstrating- en rioleringswerkzaamheden.  Over de wijze van aanbesteden is juridisch advies ingewonnen bij drie juristen, welke alleen een verschillende uitkomsten hebben. Dit resulteert in een onduidelijkheid van € 3.329.969. Met betrekking tot deze werken wordt in 2025 de werkwijze aangescherpt, zodat deze voor toekomstige opdrachten volledig rechtmatig is.

In de verschillenanalyse (onder de baten en lasten) zijn begrotingsonrechtmatigheden opgenomen ter waarde van € 1.513.860 bruto en € 691.139 netto. De uitleg over deze onrechtmatigheden is opgenomen in het onderdeel Begrotingsrechtmatigheid onder de Baten en lasten. Om deze begrotingsonrechtmatigheden volgend jaar te voorkomen, wordt deze informatie gedeeld met de (budget)verantwoordelijken. Hiermee hopen wij dit tijdig te constateren en te informeren d.m.v. een begrotingswijziging.

Vanuit de toetsing op het M&O-criterium zijn er geen bevindingen.

Niet-financiële onrechtmatigheden
Over 2024 zijn er geen niet-financiële onrechtmatigheden te melden.

Niet naleven normen gids proportionaliteit
In de Gids Proportionaliteit (= flankerend beleid bij de Aanbestedingswet 2012) zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. De Gids Proportionaliteit is opgenomen in het gemeentelijke inkoopbeleid. Naast de Europese aanbestedingsregels, waarvan niet toepassen een onrechtmatigheid betekent, is ook het naleven van de overige normbedragen uit de Gids van belang. Afwijken van die normbedragen leidt niet tot financiële rechtmatigheidsfouten voor zover de gemeente afwijking hiervan adequaat heeft gedocumenteerd en gemotiveerd.
Uit de interne controle over 2024 is gebleken dat er in sommige gevallen is afgeweken van de Gids, dit is een aandachtspunt voor de toekomst.

Fraude eigen medewerkers
Er is in 2024 geen fraude door eigen medewerkers geconstateerd.

In 2024 is het fraudeprotocol vastgesteld door het college. Samen met de bijbehorende frauderisicoanalyse zijn hiermee de kaders en documenten rondom frauderisicobeheersing compleet en geactualiseerd. De frauderisicoanalyse wordt elk jaar geactualiseerd als onderdeel van de interne controle en waar nodig volgen hieruit adviezen voor de organisatie.