Middelen

Wat was er aan de hand? (begroting 2024)
Als gemeente willen we zo transparant en open mogelijk naar de samenleving toe zijn. In de Wet open overheid staat beschreven aan welke minimale eisen we als gemeente moeten voldoen om dit te realiseren. Enerzijds betekent dit dat we veel informatie uit eigen beweging openbaar zullen maken. Hiervoor zijn elf informatiecategorieën geformuleerd die geleidelijk aan moeten worden gepubliceerd. Momenteel wordt gewerkt aan de eerste vier categorieën. Hoe meer we actief publiceren, hoe minder Woo-verzoeken er achteraf zullen worden ingediend. In 2023 waren dat nog behoorlijk wat verzoeken, ook wat omvang betreft. 
Anderzijds ligt er vanuit de Woo een opgave om onze informatiehuishouding op orde te brengen. Momenteel vindt er in onze gemeente daarvoor een aanzienlijke inventarisatie plaats. Deze nulmeting vormt de basis voor alle verdere acties die informatie-gerelateerd zijn.

Wat wilden we bereiken? (begroting 2024)
1.    De volgende vier informatiecategorieën zijn actief openbaar gemaakt.
2.    Het proces voor Woo-verzoeken is verder verfijnd en 100% van de verzoeken wordt binnen de wettelijke termijn afgehandeld.
3.    De nulmeting voor onze informatiehuishouding is gereed en het actieplan voor het verbetertraject is in uitvoering genomen.

Wat is er gebeurd?
Conform de eisen van de eerste fase van de implementatie van de Woo hebben we de informatie uit de betreffende categorieën openbaar gemaakt en gekoppeld aan de Woo-index. Dit is een landelijke centrale plek waar informatie over bestuursorganen digitaal vindbaar en doorzoekbaar is. 
Het Woo-proces is verder verfijnd en alle verzoeken, op één na, zijn binnen de termijn afgehandeld. Dit ene verzoek was zo omvangrijk, dat een nadere afspraak is gemaakt met betrokken bewoner over het aanleveren van de documenten.
Tenslotte zijn alle processen tegen het licht gehouden en is geïnventariseerd hoe de informatiestromen lopen, waar de informatie is opgeslagen, welke applicatie we gebruiken, etc. 

Wat hebben we bereikt
We hebben onze openheid en transparantie vergroot richting  inwoners door informatiecategorieën te publiceren en te koppelen aan de landelijke Woo-index. En  we voldoen daarmee aan de eisen die gesteld zijn aan de eerste fase van de implementatie van de Woo.
We hebben de Woo-verzoeken afgehandeld, overeenkomstig de verwachtingen van de verzoekers.
We hebben een volledig beeld van onze informatiehuishouding en op basis daarvan kunnen we in 2025 verbeteringen doorvoeren.

Wat was er aan de hand? (begroting 2024)
Momenteel hebben we nog te weinig DPIA’s uitgevoerd en zijn we onvoldoende bewust van de privacy-risico’s die aan onze verwerkingen kleven. Dit kan resulteren in datalekken en bij controle door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan dit resulteren in forse boetes.

Wat wilden we bereiken? (begroting 2024)
We streven ernaar de komende jaren onze achterstand op dit punt in te lopen, het privacy-bewustzijn te vergroten en datalekken en eventuele boetes te voorkomen.

Wat is er gebeurd
De privacy-contactpersonen in de teams met hoog-risicoverwerkingen zijn getraind in het uitvoeren van DPIA's. De eerste DPIA's met een hoog risico zijn onder externe begeleiding opgestart en afgerond.

Alle (nieuwe) medewerkers kregen een training in informatiebeveiliging en privacy waarin extra aandacht is voor het beveiligd verzenden van persoonsgegevens (de grootste oorzaak van datalekken). Ook de permanente phising-campagne droeg hieraan bij. De toegang tot systemen is voorzien van meerfactorauthenticatie om de kans op hacks zo veel als mogelijk te voorkomen.

Middels een permanente phising-campagne trainen we alle medewerkers om bewust (niet) te klikken.

Wat hebben we bereikt
Onze medewerkers zijn getraind, de bewustwording is vergroot en krijgt permanente aandacht. De eerste DPIA's zijn opgeleverd en met de lessen daaruit kunnen we het proces voor de volgende DPIA's versnellen.

Wat was er aan de hand? (begroting 2024)
De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) zal naar verwachting op 1 juli 2024 in werking treden. Het wetsvoorstel geeft de burger recht om officiële berichten, zoals aanvragen voor vergunningen, wijzigingen en bezwaarschriften, elektronisch aan de gemeente te kunnen zenden, op een door de gemeente bepaalde wijze. De gemeente dient zorg te dragen voor de terbeschikkingstelling van digitale kanalen voor formele berichten. De digitale kanalen moeten aan bepaalde eisen voldoen zodat zij als een veilige en toegankelijke omgeving dienen om zaken af te handelen. Vóór de Wmebv van kracht is, moeten er een aantal aanpassingen op de website worden doorgevoerd zodat inwoners hun zaken eenvoudig online kunnen regelen. Hierna dient er een vervolgstap te worden gezet om onze inwoners en ondernemers in de toekomst beter van dienst te kunnen zijn. Eén digitale ingang via de website maakt het voor inwoners en ondernemers mogelijk om hun zaken veilig online te regelen. 
Hiertoe is een klantportaal noodzakelijk.

Wat wilden we bereiken? (begroting 2024)
1.    Voor 1 juli 2024 voldoen we aan de eisen van de Wmebv. 
2.    In 2024 hebben we een duidelijk beeld hoe ons klantportaal eruit komt te zien.
3.    In 2024 zijn de onderzoeksresultaten die bij de eerste fase (aansluiten op  zaaksysteem en BRP) horen in het plan van aanpak omschreven.

Wat is er gebeurd
De invoering van de wet is opnieuw uitgesteld, naar 1 januari 2026. Overheden hebben aangegeven dat zij niet op tijd kunnen voldoen aan alle wettelijke verplichtingen.  We hebben geïnvesteerd in onze digitale dienstverlening door het aantal e-formulieren verder uit te bereiden en te verbeteren.

Wat hebben we bereikt
We voldoen grotendeels aan de eisen van de Wmebv. We hebben onze producten en diensten verder verbeterd en gedigitaliseerd. Het gebruik van online formulieren is in 2024 met 24% toegenomen. Krimpenaren hebben 7.783 keer een online formulier ingevuld. 

Wat was er aan de hand? (begroting 2024)
Gemeenten moeten voldoen aan de digitale toegankelijkheidseisen Web content accessability guidelines (WCAG). Deze eisen zorgen ervoor dat websites en applicaties voor iedereen toegankelijk zijn. Op onze websites staan honderden documenten die nu nog niet voldoen aan de eisen. Om hier bewustwording voor te creëren en deze documenten toegankelijk te maken, is het van belang hier iemand voor in te huren. 

Wat wilden we bereiken? (begroting 2024)
Wij hebben twee doelstellingen. Enerzijds willen we zo goed mogelijk voldoen aan de wettelijke eisen rond digitale toegankelijkheid. We willen dat elke website en applicatie de status A of B krijgt.  Daarnaast willen we collega’s bijbrengen dat het ontzettend belangrijk is om standaard word-documenten op een bepaalde manier op te bouwen om zo te voldoen aan de toegankelijkheidseisen. 

Wat is er gebeurd
We hebben toegankelijkheidsonderzoeken laten uitvoeren bij een groot aantal websites waar de gemeente verantwoordelijk voor is. De onderzoeken zijn uitgevoerd door Swink. Ook hebben we een plan van aanpak opgesteld voor het pdf-vraagstuk. Dit plan gaan we in 2025 uitrollen binnen de organisatie. Elke pdf die op één van onze websites staat moet namelijk digitaal toegankelijk zijn. Een behoorlijke uitdaging, die we stap voor stap laten landen in de organisatie. 

Wat hebben we bereikt
Twaalf websites waar de gemeente verantwoordelijk voor is voldoen inmiddels aan de wettelijke eisen. Twee websites hebben status A, tien websites hebben status B. Het overzicht is te vinden op Zó digitoegankelijk is Gemeente Krimpen aan den IJssel | Dashboard DigiToegankelijk.  

Wat was er aan de hand? (begroting 2024)
In 2018 is de gemeente overgestapt op een ander zaaksysteem genaamd Djuma. Het oude zaaksysteem Corsa bevat nog informatie waarop een bewaarplicht van toepassing is. In 2023 heeft de gemeente via de samenwerking met het Streekarchief Midden-Holland het e-depot met pre-depot functionaliteit van Preservica aangeschaft. Een e-depot is voor gemeenten een wettelijke verplichting. Dit biedt ons tevens de mogelijkheid om de digitale informatie over te plaatsen naar het pre-depot dat in het beheer is van het Streekarchief. Dit migratietraject is een complexe activiteit waarbij externe ondersteuning vereist is om de informatie uit Corsa te extraheren en in het pre-depot te verwerken. In het pre-depot is de mogelijkheid om de informatie verder te behandelen zodat het geschikt is voor het e-depot.

Wat wilden we bereiken? (begroting 2024)
Door de informatie die nu vastzit in het oude zaaksysteem over te plaatsen naar het pre-depot ontstaat de mogelijkheid om deze op een geschikte wijze te beheren en klaar te maken voor de overbrenging vanuit het pre-depot naar het e-depot (dit is één systeem). Het oude zaaksysteem Corsa moet uitgefaseerd worden, maar onze informatie moet beschikbaar blijven.

Wat is er gebeurd?
Voordat we de documenten konden overbrengen naar het pre-depot, hebben we de omschrijvingen passend gemaakt en metadata toegevoegd, zodat deze voor inwoners goed vindbaar zijn.
Digitale bouwdossiers tot en met 2010 zijn overgebracht naar het Streekarchief waar ze te raadplegen zijn door inwoners. 

Wat hebben we bereikt
De documenten van de raadsvergaderingen zijn ondergebracht in het pre-depot. Deze worden in 2025 op toegankelijke manier beschikbaar gesteld voor belangstellenden. 
Door het overbrengen van de bouwdossiers voldoen we aan de wettelijke verplichting om deze beschikbaar te stellen aan onze inwoners.

Wat was er aan de hand? (begroting 2024)
Er is een toename van complexiteit in het werk met meer uitdagende vraagstukken. In 2019 zijn we overgestapt naar zelforganiserende teams. Dit heeft geleid tot een andere manier van (samen)werken. Het werk van de gemeente is aanzienlijk veranderd: nieuwe taken zijn toegevoegd en er zijn taken verdwenen. Denk daarnaast aan veranderende vragen van inwoners en ondernemers, veranderende reacties, polarisatie en krapte op de arbeidsmarkt. De snelheid waarmee nieuwe taken opgepakt moeten worden is soms hoog.

Wat wilden we bereiken? (begroting 2024)
Eind 2023 is het functiehuis vernieuwd.

Met het vernieuwde functiehuis wilden we een grotere rol spelen in de ondersteuning van teams op het gebied van:

•    Werving en selectie
•    Gespreksvoering
•    Ontwikkeling kennis en ervaring en doorgroei (leerwegposities en loopbaanpaden)

Wat is er gebeurd
Het functieboek is afgerond en vastgesteld met ingang van 1 juli 2024. Er is een technische plaatsingslijst opgesteld waarin de overgang van huidige en nieuwe functies inzichtelijk is gemaakt. De directie heeft over deze technische plaatsingslijst, de zogenaamde was-wordt lijst, gesprekken gevoerd met de teams. De daadwerkelijke plaatsing vindt plaats in 2025.

Wat hebben we bereikt
Een functieboek dat aansluit bij onze zelforganiserende manier van werken. Een boek waarin de veranderingen in het werk, zoals nieuwe taken, zijn opgenomen in functies en waarin de complexiteit van het werk is vertaald.

Wat was er aan de hand? (begroting 2024)
We hebben signalen uit de ambtelijke organisatie en het college ontvangen over het gebrek aan representatieve vergaderzalen in het raadhuis. Met name voor kleinere gezelschappen en externe bezoekers. Daarnaast is de ruimte van het Krimpens contact centrum (KCC) te klein voor het aantal collega’s dat hier werkt.

Wat wilden we bereiken? (begroting 2024)

• Meer en representatievere vergaderruimtes . In het bijzonder voor kleinere vergaderingen.
• Een goede werkomgeving voor ons KCC.
  

Wat is er gebeurd
In 2024 zijn voorlopige ontwerpen gemaakt voor het realiseren van representatievere vergaderruimtes op de begane grond van het Raadhuis.

Wat hebben we bereikt
Het KCC van de gemeente heeft een betere werklocatie binnen het Raadhuis gekregen. 

Wat was er aan de hand? (begroting 2024)
De techniek in de raadzaal is verouderd. De technische ondersteuning is nog meegenomen vanuit het oude raadhuis en voldoet niet meer aan de wensen van deze tijd.

Wat wilden we bereiken? (begroting 2024)
De techniek in de raadzaal moderniseren. Zodat de techniek in de raadzaal de activiteiten beter kan ondersteunen. 

Wat is er gebeurd
Een programma van eisen is opgesteld en een budget toegewezen voor het vernieuwen van de techniek in de raadzaal.  

Wat hebben we bereikt
De aanbesteding voor de techniek van de raadzaal is voorbereid.