Paragraaf E Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering is ondersteunend aan en mede bepalend voor de kwaliteit van het primaire proces en de realisatie van de beoogde maatschappelijke effecten. De interne organisatie staat volledig ten dienste aan het primaire proces. Dit betekent dat de kwaliteit en omvang van de gemeentelijke organisatie van grote invloed is op het behalen van de gewenste effecten.

Organisatie van de toekomst 
Onze ambtelijke organisatie werkt in een continu veranderende omgeving. We willen flexibel en wendbaar zijn, zodat we effectief kunnen inspelen op veranderende gemeentelijke taken en technologische ontwikkelingen. Dit doen wij door de organisatie continu te ontwikkelen.

Na het vaststellen van onze missie en visie in 2024 hebben we in 2025 de volgende stap gezet: heldere doelen en resultaten. De speelruimte en spelregels voor teams rondom middelenadvies zijn beschreven en vastgesteld. Daarmee is duidelijkheid ontstaan over de verantwoordelijkheden van teams en collega’s over de ondersteuning die zij krijgen op het gebied van Informatiehuishouding, Juridische Zaken, Financiën, Communicatie en Mens & Organisatie.

In 2025 zijn alle collega’s geplaatst in een functie uit het nieuwe functieboek (2024). Deze plaatsing vormde tevens het startsein om, samen met de programmamanagers, het programmamanagement vorm te geven en door te ontwikkelen. Zo zijn er intervisiemomenten tussen programmamanagers en directeuren voor een eenduidige werkwijze. Dit sluit aan bij het project ‘opdrachtgericht werken’, dat eveneens in 2025 is gestart.

Iedere collega werkt in een thuisteam. De teams voerden in 2025 kompasgesprekken met de verbindend directeur, waarin zij onder meer de teamplannen voor 2026 opstellen. Deze gesprekken worden ook in 2026 gevoerd om te bespreken hoe het gaat, welke doelstellingen en resultaten teams hebben en behalen en om vooruit te kijken.  Daarbij gaan we uit van het principe dat teams opereren in een open netwerk, in verbinding met de samenleving en verbindend leiders hebben ter ondersteuning.

De mens centraal 
Zowel in ons werk voor de samenleving als binnen onze organisatie hechten we waarde aan het welzijn van mensen. We geloven dat wanneer medewerkers zich goed voelen, ze beter in staat zijn om bij te dragen aan de gemeenschap. Daarom zetten we in op een werkomgeving waar medewerkers vrijheid hebben hun talenten optimaal in te zetten. Waar vertrouwen en verantwoordelijkheid centraal staan. In 2025 hebben we een groot bevlogenheidsonderzoek uitgevoerd en de uitkomsten geanalyseerd. De uitkomsten worden vertaald naar de strategische agenda van de organisatie. In 2025 nam de directie deel aan een leiderschapstraject met verschillende gemeenten. De ontwikkeling van leiderschap binnen onze organisatie krijgt in 2026 een vervolg. Daarnaast stimuleren we persoonlijke ontwikkeling door middel van ons opleidingsbudget, dat is berekend op 1,5% van de loonsom.

Het aantrekken en behouden van nieuwe collega's blijft een uitdaging in de huidige arbeidsmarkt. Binnen de gemeentelijke overheid is de krapte structureel en wordt deze versterkt door vergrijzing en een groeiende vraag naar specialistische expertise. Vooral functies binnen Financiën, en handhaving, blijven in 2026 moeilijk te vervullen. Deze trend sluit aan bij landelijke ontwikkelingen waarin gemeenten grote tekorten ervaren binnen deze functies.

In 2025 zijn 27 nieuwe medewerkers bij ons gestart. Het aantal collega’s dat de organisatie heeft verlaten, bedraagt 23, wat in lijn ligt met de ontwikkeling van de afgelopen jaren waarin in- en uitstroom elkaar grotendeels in balans houden.

We zien tegelijkertijd net als afgelopen jaar een verjonging van het personeel in onze gemeente. 14 nieuwe collega’s zijn onder de 35 jaar.  Deze verjonging draagt bij aan een frisse dynamiek binnen de organisatie, maar vraagt ook om blijvende focus op onboarding, begeleiding en ontwikkelmogelijkheden.

Omvang organisatie 
In 2025 is onze totale formatie stabiel gebleven ten opzichte van 2024. De formatie is 178,34 fte, inclusief de griffie. Op 31 december 2025 hadden we 197 medewerkers in dienst, 1 collega minder dan het jaar daarvoor. Het percentage vrouwen is 64.5% in onze organisatie, dat is een hoger percentage dan in de sector.

De taken op het gebied van ICT zijn volledig uitbesteed aan GR IJSSELgemeenten. Daartoe is een dienstverleningsovereenkomst gesloten met afspraken over:

-  de aanschaf en levering van ICT-infrastructuur, vaktoepassingen, telefonie en audiovisuele apparatuur;
-  de diensten van de servicedesk;
-  wijzigingsverzoeken;
-  systeem- en applicatiebeheer;
-  adviesdiensten;
-  diensten voor de gemeentelijke crisisorganisatie;
-  bedrijfskritische problemen;
-  informatieveiligheid (CISO).

De beleidsmatige kant van de informatievoorziening en informatiemanagement ligt bij de gemeente zelf. 

Pre-depot
In 2025 zijn de raads, college, presidium en commissievergaderingen over de periode 2014-2018 verwerkt in het pre-depot. 
Ook zijn de bouwdossiers over de periode tot en met 2010 verwerkt in het pre-depot.

Website-archivering
In samenwerking met het Streekarchief Midden-Holland is de archivering van gemeentelijke websites geïntensiveerd.
Op dit moment archiveren wij zes websites op het platform: Webarchief Streekarchief Midden-Holland 

Reductie papieren archief
Het papieren archief in het gemeentehuis en bij de externe archiefbewaarplaats Karmac is afgenomen.
Dit door het digitaliseren van ons archief in het gemeentehuis en het vernietigen van archief bij Karmac.

Doorontwikkeling archiefbeheer
Het aantal applicaties waarbij archieffunctionaliteit ingezet kan worden is toegenomen..
Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat informatie bewaard blijft zolang dit is toegestaan conform de Selectielijst.

Informatiebeveiliging: Versterking van Digitale Weerbaarheid.

 In 2025 heeft de gemeente cruciale stappen gezet om de digitale infrastructuur en weerbaarheid te versterken. In een hybride werkomgeving is de veiligheid van medewerker identiteiten de belangrijkste verdedigingslinie geworden.

 Conform de landelijke trends en dreigingsbeelden is de transitie naar een Zero Trust-architectuur voortgezet. Een kernonderdeel hiervan is de strikte koppeling tussen identiteit en apparatuur. Toegang tot gemeentelijke systemen wordt uitsluitend nog verleend via door de werkgever beheerde en beveiligde hardware. Door deze opzet verplicht te stellen, minimaliseren we het risico dat gecompromitteerde privé-apparaten of gestolen inloggegevens toegang bieden tot onze vitale data.

 Naast technische maatregelen wordt nog steeds geïnvesteerd in de 'menselijke firewall'. Door een aanzienlijke instroom van nieuwe collega’s lag de focus dit jaar op een intensief awareness-programma. Nieuwe medewerkers worden vanaf de eerste dag meegenomen in onze veiligheidscultuur. Dit zorgt ervoor dat veilig werken — van het herkennen van phishing tot zorgvuldig datagebruik — een integraal onderdeel is van de dagelijkse praktijk, ongeacht de ervaring of functie van de medewerker.

Privacy

DPIA’s
Om onze processen blijvend te controleren op de naleving van de AVG is in oktober 2025 externe ondersteuning ingeschakeld voor zeven DPIA’s.
Dit traject is gestart in het vierde kwartaal van 2025 en loopt door tot juni 2026.
Hiermee borgen we dat risicovolle verwerkingen zorgvuldig worden beoordeeld en waar nodig aanvullende maatregelen worden getroffen.

In 2025 zijn de aanbestedingen en contractverlengingen rechtmatig en volgens de interne procedures doorlopen en lag de focus op interne dossiervorming bij de afdeling Inkoop.  Bovendien wordt de Gids Proportionaliteit (naast de wet- en regelgeving) aangehouden als houvast en richtlijn, bij afwijkingen van het eigen inkoopbeleid zijn uitsluitend toegepast na gemotiveerde onderbouwing en goedkeuring vanuit het college. Daarnaast is gewerkt aan het verder professionaliseren van inkoopfunctie, middels de inzet van twee ingehuurde medewerkers. 

Voor het komende jaar ligt de focus op verdere professionalisering van inkoop, waaronder verbetering van spend-analyses, contractbewaking en verdere standaardisatie van processen. 

Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

De beoordeling van de rechtmatigheid gebeurt op basis van drie criteria.

• Het begrotingscriterium: Dit criterium betreft het budgetrecht van de raad. Beoordeeld wordt of de door de raad beschikbaar gestelde middelen per beleidsthema en voor investeringen zijn overschreden.
• Het voorwaardecriterium: Dit betreft de controle op afwijkingen van relevante wet- en regelgeving, zoals door de raad vastgesteld in het normenkader.
• Het M&O-criterium (Misbruik en Oneigenlijk gebruik): Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Vanaf het boekjaar 2023 legt het college van burgemeester en wethouders in de jaarstukken verantwoording af over de rechtmatigheid. De bepaling van de verantwoordingsgrens is voorbehouden aan de gemeenteraad en is 17 december 2025 vastgesteld in de financiële verordening op 2% van de totale lasten exclusief reservemutaties.

Sinds de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording hebben diverse veranderingen plaatsgevonden in de manier van verantwoorden. Onder andere deze veranderingen hebben als gevolg dat de verantwoordingsgrens sneller wordt overschreden dan voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De twee veranderingen die het meest impact hebben zijn: fouten en onduidelijkheden moeten worden opgeteld, terwijl dit in het verleden los van elkaar werd getoetst aan de verantwoordingsgrens. Daarnaast telde in het verleden enkel de netto-onrechtmatigheden (totaal aan onrechtmatigheden minus de acceptabele onrechtmatigheden) mee in het oordeel van de accountant. Deze onrechtmatigheden moeten nu bruto (totaal aan onrechtmatigheden incl. de acceptabele onrechtmatigheden) worden verantwoord. Voor een verdere toelichting op de bruto- en netto-begrotingsrechtmatigheden, zie het onderdeel Begrotingsrechtmatigheid onder de Baten en lasten.
Op basis van de werkwijze uit het verleden (netto onrechtmatigheden als fout en fouten en onduidelijkheden apart van elkaar verantwoord) zouden wij komen op een verantwoording met 0,64% aan rechtmatigheidsfouten en 6,21% aan rechtmatigheidsonduidelijkheden. Met de huidige manier van verantwoorden (bruto onrechtmatigheden als fout en fouten en onduidelijkheden opgeteld verantwoord) betreft dit 8,93% aan rechtmatigheidsafwijkingen.

De verantwoording door het college vindt plaats in een verplicht model, dat in de jaarstukken is opgenomen onder de baten en lasten verantwoording. De toelichting daarop, inclusief acties om tot verbetering te komen, worden hieronder toegelicht. De toelichting bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

• een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid voor zover deze de rapportagegrens (€ 100.000) overschrijden;
• welke maatregelen zijn/worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;
• een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden;
• rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan;
• geconstateerde fraude door eigen medewerkers.

Afwijking in de rechtmatigheid, groter dan € 100.000
Uit de interne audits zijn fouten geconstateerd m.b.t. het voorwaardencriterium op het gebied van Europese aanbestedingen. Uit de zogenaamde spendanalyse op inkopen is gebleken dat in totaal voor een bedrag van € 718.000 niet rechtmatig is ingekocht. Voor deze rechtmatigheidsfouten zijn inmiddels acties uitgezet om deze zo snel als mogelijk rechtmatig aan te besteden.
Begin 2025 werden we, door een constatering van de interne controle, geconfronteerd met een ingewikkelde casus over de rechtmatigheid van aanbestedingen van werken in de openbare ruimte, waarbij de opvattingen soms ver uiteenliepen. Dit leidde uiteindelijk, na drievoudig juridisch advies, tot een onduidelijkheid in de jaarrekening 2024. Omdat het langlopende opdrachten betreft is in 2025 sprake van doorwerking.  Het bedrag van deze onduidelijkheid betreft € 7.103.000. In dit bedrag zijn de uitgaven van zowel 2025 als verwachte uitgaven ná 2025 opgenomen. Hiermee worden deze afwijkingen volledig in 2025 verantwoord voor zover toegestaan op basis van de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV van september 2025. Verandering in regelgeving maakt dat hierdoor in 2025 de tolerantie voor rechtmatigheid wordt overschreden. Dit lijkt een signaal voor verminderd in control zijn op de rechtmatigheid. Met betrekking tot deze werken is het aanpassen van de werkwijze in een afrondende fase, zodat toekomstige aanbestedingen rechtmatig verlopen.Achter de op het oog vervelende consequentie voor de jaarrekening 2025 zit met andere woorden een verhaal van constateren, analyseren, afstemmen en verbeteringen doorvoeren. Een casus waardoor veel inzichten zijn verkregen en die tot verbeteringen heeft geleid, zonder dat de kern van onze werkwijze verkeerd bleek te zijn. 

In de verschillenanalyse (onder de baten en lasten) zijn begrotingsonrechtmatigheden opgenomen ter waarde van € 1.870.750 bruto en € 13.000 netto. De uitleg over  deze onrechtmatigheden is opgenomen in het onderdeel Begrotingsrechtmatigheid onder de Baten en lasten. Om deze begrotingsonrechtmatigheden volgend jaar te voorkomen, wordt deze informatie gedeeld met de (budget)verantwoordelijken. Hiermee hopen wij dit tijdig te constateren en te informeren d.m.v. een begrotingswijziging. Daarnaast wordt bij het wijzigingen in de begroting opgelet dat er ook geraamd wordt als baten en lasten tegen elkaar wegvallen. Hiermee hopen wij de bruto onrechtmatigheden te laten afnemen.

Vanuit de toetsing op het M&O-criterium zijn er geen bevindingen.

Niet-financiële onrechtmatigheden
Over 2025 zijn er geen niet-financiële onrechtmatigheden te melden.

Fraude eigen medewerkers
Er is in 2025 geen fraude door eigen medewerkers geconstateerd.

In 2024 is het fraudeprotocol vastgesteld door het college. Samen met de bijbehorende frauderisicoanalyse zijn hiermee de kaders en documenten rondom frauderisicobeheersing compleet en geactualiseerd. De frauderisicoanalyse is in 2025 geactualiseerd als onderdeel van de interne controle en waar nodig zijn hieruit adviezen uitgezet voor de organisatie.