Paragraaf E Bedrijfsvoering

De paragraaf Bedrijfsvoering geeft inzicht in de ontwikkelingen en voornemens met betrekking tot de gemeentelijke bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering betreft de sturing en beheersing van ondersteunende processen binnen de organisatie die dienend zijn aan de primaire processen.

De ambtelijke organisatie beweegt zich in een omgeving die voortdurend verandert. De organisatie zet zich in om continue in te spelen op de verandering van taken van de gemeente en de technologische ontwikkelingen. Dit vraagt om een flexibele en wendbare organisatie. De komende jaren gaat blijvende aandacht uit naar de doorontwikkeling van de teams naar teams die zelforganiserend werken. 

Organisatie van de toekomst
In 2024 is de missie en visie Kompas van Krimpen vastgesteld. De komende jaren werken we gestructureerd aan de doorontwikkeling van zelforganiserend werken. Dat doen we volgens vier organisatieprincipes: de mens centraal, werken in thuisteams, werken in een netwerk in verbinding met de samenleving en ondersteuning door verbindend leiders.
Daaraan gekoppeld wordt gewerkt aan onderwerpen als bevlogenheid, gespreksvoering binnen teams, teamontwikkeling en introductieprogramma nieuwe medewerkers.

Boeien en binden
De uitdagingen binnen de huidige arbeidsmarkt vragen een goede regie op het aantrekken van voldoende en geschikte nieuwe medewerkers (instroom). Het aantrekken van nieuwe medewerkers lukt binnen het huidige beleid. Specialistische of specifieke functies werven vraagt extra inspanningen. De uitstroom is gestabiliseerd en in 2025 is beperkte uitstroom als gevolg van pensioen te verwachten. De gemiddelde leeftijd van de medewerkers in de organisatie  is gedaald (van 49,2 jaar naar 47 jaar). Behoud van kennis en een goede kennisoverdracht en introductie blijft belangrijk. Zeker bij instroom van starters op de arbeidsmarkt of zijinstromers. Binnen het salarisbudget is budget beschikbaar voor tijdige vervanging van ervaren collega’s zodat voldoende overdracht kan plaatsvinden. 
Het gesprek over rollen en verantwoordelijkheden, gekoppeld aan doelen en resultaten, zal gestructureerd worden om beter zicht te hebben op de personeelsbehoefte en behoeften van medewerkers. 

Medewerker van de toekomst
Net als de organisatie zijn de medewerkers constant aan verandering onderhevig. Medewerkers moeten langer doorwerken waardoor een actief beleid op duurzame inzetbaarheid vereist is. Daarnaast zien we onze werk- en leefomgeving in rap tempo veranderen. Dit vraagt van ons als mens een continu aanpassingsvermogen. Het vitaliteitsbeleid voor medewerkers gaat uit van een gezond, energiek en veerkrachtig Krimpen. We faciliteren we dat werknemers vanuit eigen kracht en eigen regie vitaal en wendbaar inzetbaar zijn en met plezier hun werk kunnen doen, nu en in de toekomst. Voor ontwikkeling gaan we in de begroting uit van een opleidingsbudget dat berekend is op 1,5% van de loonsom. 

Omvang organisatie 
 In relatie tot de opgave waar de organisatie voor staat, zit de organisatie qua grootte krap. Tegelijk zijn de structurele middelen, om daarin verbetering aan te brengen, beperkt.
In 2024 is financiële ruimte voor een formatie van 174,3 fte, dat is incl. 3,17 fte griffie.
Boven op deze formatie is 2,5% flexibel budget gereserveerd om verzuim op te vangen. Daarnaast is 2024 budget opgenomen voor de herwaardering van functies als gevolg van het de vernieuwing van het functiehuis in 2024. 

De huisvesting van de organisatie bestaat uit het raadhuis, het kantoor aan de Stormsweg 11 en de opslag-/werkruimte aan de van Utrechtweg 36a.

Om de organisatie zo goed mogelijk te ondersteunen geven we in 2025 aandacht aan de technische ondersteuning in de raadzaal. Daarnaast realiseren we in 2025 meer representatieve vergadermogelijkheden op de begane grond van het raadhuis. 

Het beheer, onderhoud en de vernieuwing en ontwikkeling van ICT-voorzieningen wordt uitgevoerd door de GR IJSSELgemeenten, waarin wij samenwerken met Capelle aan den IJssel.

Het belang van goede en betrouwbare ICT-voorzieningen leidt tot oplopende kosten en investeringen. Nieuwe wetgeving, in toenemende mate uit Europa, stelt nieuwe eisen aan onze informatiehuishouding. Onze ICT-voorzieningen moeten met die eisen meegroeien.. Dus blijft investeren nodig; in software, infrastructuur, transparantie en informatieveiligheid. De begroting van de GR biedt daar weinig ruimte voor. In deze begroting houden wij daarom rekening met een verhoging van het budget voor ICT-voorzieningen met 5%.

Informatie- en communicatietechnologie (ICT) maakt een belangrijk onderdeel uit van de wijze waarop de gemeente Krimpen aan den IJssel informatie uitwisselt met inwoners en bedrijven. De gemeente moet zorgen dat de informatie die zij van inwoners en bedrijven in beheer heeft, goed beschermd is tegen onrechtmatig gebruik.

De afgelopen jaren is veel werk verzet om de informatieveiligheid op een hoger niveau te krijgen. Het bereiken van een mate van 100% informatieveiligheid is echter niet te garanderen. Om het juiste niveau van de informatieveiligheid vast te houden en eventueel te verhogen is het belangrijk om dit als continue proces (op basis van een plan, do, check and act-cyclus) te benaderen en nieuwe trends en ontwikkelingen op de voet te volgen en hier adequaat op in te spelen. We voeren tal van activiteiten uit om de informatieveiligheid op peil te houden en verder te verbeteren  en besteden ook nadrukkelijk aandacht aan de bewustwording van de medewerkers.

De gemeente dient aantoonbaar te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Privacy gaat in het gemeentelijke domein vooral over de relatie tussen inwoner en gemeente. In het bijzonder gaat het over het vertrouwen van de inwoners in de gemeentelijke overheid. De gemeente is dagelijks bezig met de privacybescherming van hun inwoners. Hierbij gaat het in de eerste plaats over de verwerking van persoonsgegevens op een juridisch juiste en technisch veilige manier. De bewustwording van de ambtelijke organisatie is een belangrijk punt van aandacht en heeft komend jaar nadrukkelijk de aandacht.

De informatie die in onze systemen is opgeslagen dient aan de geldende wet- en regelgeving te voldoen. Op het gebied van informatiebeheer betreft dit de Archiefwet. Uit het jaarlijkse onderzoek naar de staat van onze informatiehuidhouding blijkt dat de aandachtspunten voor 2025 gericht zijn op het creëren van beleid voor informatiebeheer. Er moet een duidelijk kader geschept worden waar vanuit gewerkt kan worden.

Informatie wordt vastgelegd in verschillende systemen en moet beschikbaar en vindbaar blijven voor de termijn die daarvoor is vastgesteld. Daarnaast is er informatie die na tien jaar overgebracht dient te worden naar het Streekarchief Midden-Holland. Dit brengt aan de ene kant een belangrijke opgave met zich mee om informatie daar op te slaan waar het mogelijk is om deze te kunnen beheren, zodat blijvend te bewaren informatie naar het Streekarchief kan worden gebracht. Het zaaksysteem is hiervoor het centrale systeem die deze mogelijkheden biedt. 

Aan de andere kant moet de informatie die in de vakapplicaties blijft, tijdig worden verwijderd uit onze systemen. Dit zodat voldaan wordt aan zowel de archief als privacy wet- en regelgeving.

Om dit in goede banen te leiden moeten de kaders beschreven worden in het beleidsplan voor informatiebeheer.

De gemeente blijft met meerdere communicatiemiddelen en -kanalen de inwoners informeren, betrekken en consulteren. Bijvoorbeeld met de (wekelijkse) gemeentepagina in Het Kontakt en ons eigen magazine De Klinker. Maar ook op digitale wijze via onze website, Facebook, Instagram en X. In 2024 legden we de focus op de digitale toegankelijkheid van onze websites en applicaties. Het resultaat hiervan is dat onze hoofd- en grootste subwebsites nu zijn beoordeeld met een goede status. Ook in 2025 blijft dit onderwerp hoog op onze agenda staan. We leggen dan voornamelijk de focus op de overige subwebsites en het toegankelijk maken van pdf-documenten.

Naast het geven van informatie zijn er ook verschillende evenementen en bijeenkomsten waar wij betrokken bij zijn. Bijvoorbeeld inloopavonden over verschillende thema's (herstraten, ontwikkeling Algeracorridor, duurzaamheid, speelruimtebeleid et cetera). Maar wij organiseren bijvoorbeeld ook Koningsdag, 4mei-herdenking, Winterfair en de nieuwjaarsbijeenkomst. Om inwoners nog meer te betrekken bij alle gemeentelijke uitdagingen, gebruiken we sinds september 2024 de tool Gemeentepeiler. Met de tool kunnen we op een eenvoudige en toegankelijke manier de meningen van inwoners ophalen. Dit middel kunnen we goed gebruiken bij het participatiebeleid. Dit nieuwe participatiebeleid hebben we in 2025 gereed. 

In de jaarstukken over 2023 is voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen met de bijbehorende toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering. De detectie van onrechtmatigheden is op orde, maar voor de aandachtspunten die hieruit naar voren zijn gekomen wordt gewerkt naar de meest efficiënte preventieve beheersmaatregel.

In de komende jaren willen wij de verbijzonderde interne controle uitbreiden met andere aandachtsgebieden. Zo wordt bijvoorbeeld in 2024 het fraudeprotocol opgesteld en de (fraude)risicoanalyse bijgewerkt met de verkregen inzichten over 2023 en eerdere jaren.