Paragraaf E Bedrijfsvoering

De paragraaf Bedrijfsvoering geeft inzicht in de ontwikkelingen en voornemens met betrekking tot de gemeentelijke bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering betreft de sturing en beheersing van ondersteunende processen binnen de organisatie die dienend zijn aan de primaire processen.

De ambtelijke organisatie beweegt zich in een omgeving die voortdurend verandert. De organisatie zet zich in om continue in te spelen op de verandering van taken van de gemeente en de technologische ontwikkelingen. Dit vraagt om een flexibele en wendbare organisatie. De komende jaren gaat blijvende aandacht uit naar de doorontwikkeling van de teams naar teams die zelf-organiserend werken. 

Organisatie van de toekomst
Zelforganisatie is in ontwikkeling en kent verschillende snelheden en behoeften in teams en bij individuen. Om de ontwikkeling van de teams zo goed mogelijk te faciliteren bestaat de mogelijkheid tot (externe) teamcoaching, en het organiseren van teamontwikkelingsdagen. Daarnaast zijn projecten opgestart, zoals gespreksvoering binnen teams, arbeidsmarktcommunicatie, vernieuwing functiehuis en vernieuwing introductieprogramma nieuwe medewerkers.
Hybride werken - ook wel ‘Konnect werken’ genoemd- is de norm geworden in de afgelopen jaren binnen de organisatie. Het vraagt blijvende aandacht zowel op het mentale, digitale en fysieke aspect. In 2023 is er een budget beschikbaar gesteld voor het inrichten van de thuiswerkplek. Ook is er een Bevlogenheidsonderzoek uitgevoerd, waarin aspecten van hybride werken naar voren kwamen. Het maken van afspraken over het hybride werken in en tussen teams is een volgende stap en vraagt om een doorontwikkeling van het beleid en het goede gesprek hierover in de teams.

Boeien en binden
De uitdagingen binnen de huidige arbeidsmarkt vragen een goede regie op het aantrekken van voldoende en geschikte nieuwe medewerkers (instroom) en het behoud van medewerkers (verlaging uitstroom). De gemiddelde leeftijd van de medewerkers in de organisatie is licht gestegen (van 48 naar 49,2 jaar). De komende jaren stijgt de uitstroom als gevolg van pensioen. Daarnaast is sprake van reguliere uitstroom. Behoud van kennis en een goede kennisoverdracht en introductie is belangrijk. Binnen het salarisbudget is € 109.200 beschikbaar voor tijdige vervanging van ervaren collega’s zodat voldoende overdracht kan plaatsvinden. Het proces van formatiebeheer zal geïntensiveerd en nog meer gestructureerd worden om een beter zicht te hebben op de personeelsbehoefte op de lange termijn en hierop tijdig te anticiperen.
 
Medewerker van de toekomst
Net als de organisatie zijn de medewerkers constant aan verandering onderhevig. Medewerkers moeten langer doorwerken waardoor een actief beleid op duurzame inzetbaarheid vereist is. Daarnaast zien we onze werk- en leefomgeving in rap tempo veranderen. Dit vraagt van ons als mens een continu aanpassingsvermogen. Vanuit de organisatie faciliteren we dat werknemers vanuit eigen kracht en eigen regie wendbaar inzetbaar zijn en met plezier hun werk kunnen doen, nu en in de toekomst. Daarom gaan we in de begroting uit van een opleidingsbudget dat berekend is op 1,5% van de loonsom. In 2023 hebben we een bevlogenheidsonderzoek gehouden. Met de uitkomst hiervan gaan we in 2023 en 2024 aan de slag.

Omvang organisatie 
In relatie tot de opgave waar de organisatie voor staat, zit de organisatie qua grootte krap. Tegelijk zijn de structurele middelen, om daarin verbetering aan te brengen, beperkt.
In 2024 is financiële ruimte voor een formatie van 175,41 fte, dat is incl. 3,17 fte griffie.
Boven op deze formatie is 2,5% flexibel budget gereserveerd om verzuim op te vangen. In 2024 zal gemonitord worden of dit flexibel budget toereikend is om uitval van medewerkers op te vangen. Daarnaast is 2024 budget opgenomen voor de herwaardering van functies als gevolg van het de vernieuwing van het functiehuis. Wat in 2023 plaats vindt.

Relatie met beleidsdoelen
Gezien de krapte op de arbeidsmarkt, de uitstroom van medewerkers (vanwege pensioen en regulier) en de krappe formatie, is de organisatie kwetsbaar. Met de beschikbare middelen wordt waar mogelijk geanticipeerd op knelpunten en voortdurend creatief naar oplossingen gezocht. In deze begroting is slechts rekening gehouden met de middelen die nodig zijn om de huidige formatie in stand te houden. Het moeizamer vervullen van vacatures kan daarom van invloed zijn op het realiseren van speerpunten en beleidsdoelen uit de programma’s.

De huisvesting van de organisatie bestaat uit het raadhuis, het kantoor aan de Stormsweg 11 en de opslag-/werkruimte aan de van Utrechtweg 36a.

Om de organisatie zo goed mogelijk te ondersteunen geven we in 2024 aandacht aan de technische ondersteuning in de raadzaal. Daarnaast realiseren we in 2024 meer representatieve vergadermogelijkheden op de begane grond van het raadhuis. 

Het beheer, onderhoud en de vernieuwing en ontwikkeling van ICT-voorzieningen wordt uitgevoerd door de GR IJSSELgemeenten, waarin wij samenwerken met Capelle aan den IJssel.

Het belang van goede en betrouwbare ICT-voorzieningen leidt tot oplopende kosten en investeringen. Tijdens de Coronacrisis is gebleken dat onze ICT goed op orde is. Maar ook is duidelijk dat investeren nodig blijft; in software, infrastructuur en informatieveiligheid. De begroting van de GR biedt daar weinig ruimte voor. In deze begroting houden wij daarom rekening met een verhoging van het budget voor ICT-voorzieningen met 5%.

Informatie- en communicatietechnologie (ICT) maakt een belangrijk onderdeel uit van de wijze waarop de gemeente Krimpen aan den IJssel informatie uitwisselt met inwoners en bedrijven. De gemeente moet zorgen dat de informatie die zij van inwoners en bedrijven in beheer heeft, goed beschermd is tegen onrechtmatig gebruik.

De afgelopen jaren is veel werk verzet om de informatieveiligheid op een hoger niveau te krijgen. Het bereiken van een mate van 100% informatieveiligheid is echter niet te garanderen. Om het juiste niveau van de informatieveiligheid vast te houden en eventueel te verhogen is het belangrijk om dit als continue proces (op basis van een plan, do, check and act-cyclus) te benaderen en nieuwe trends en ontwikkelingen op de voet te volgen en hier adequaat op in te spelen. Tal van activiteiten nemen we ter hand waaronder ook wordt ingezet op de bewustwording van de medewerker.

De gemeente dient aantoonbaar te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Privacy gaat in het gemeentelijke domein vooral over de relatie tussen inwoner en gemeente. In het bijzonder gaat het over het vertrouwen van de inwoners in de gemeentelijke overheid. De gemeente is dagelijks bezig met de privacybescherming van hun inwoners. Hierbij gaat het in de eerste plaats over de verwerking van persoonsgegevens op een juridisch juiste en technisch veilige manier. De bewustwording van de ambtelijke organisatie is een belangrijk punt van aandacht en krijgt komend jaar nadrukkelijk de aandacht.

(Samen)werken in de Cloud
Met de de implementatie van Office 365 zijn nieuwe vormen van documentcreatie en -opslag ontstaan. Komend jaar vindt verdere integratie ervan plaats in de werkprocessen. Hierbij werken we waar mogelijk samen met IJsselgemeenten en Capelle en kiezen we voor maatwerk waar dit gewenst is.

Ontwikkelingen
De ontwikkelingen op het gebied van digitalisering gaan razendsnel. De dienstverlening van en naar inwoners en ondernemers verloopt vaker via diverse online kanalen: van een webformulier tot MijnOverheid en Persoonlijke Internetpagina en van e-mail tot social media. Daarbij veranderen ook de verwachtingen die onze interne én externe klanten hebben op het gebied van digitale dienstverlening. De uitdaging voor het komende jaar is om de grote hoeveelheid digitale informatie in samenhang te beheren volgens de kwaliteitseisen. Dit betekent dat we documenten tijdig vernietigen of permanent bewaren door overbrenging naar het Streekarchief. Door kaderstellende afspraken en het verder werken met informatiebeheerplannen en het informatiebeleidsplan versterken we de grip op het beheer van die informatie. Daarbij helpt het verder invoeren van het zaakgericht werken, samenwerken in de cloud en werken onder informatie- en applicatiearchitectuur. We sluiten hierbij zoveel als mogelijk aan bij landelijke standaarden en volgen de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering en informatievoorziening, waarbij we de nadruk leggen op het professionaliseren en beheersbaar houden van onze informatiehuishouding.
 

De gemeente blijft met meerdere communicatiemiddelen en -kanalen de inwoners informeren, betrekken en consulteren. Bijvoorbeeld met de (wekelijkse) gemeentepagina in Het Kontakt en ons eigen magazine De Klinker. Maar ook op digitale wijze via onze website, Facebook, Instagram en Twitter. Het uiterlijk en de functionaliteiten van de website zijn vorig jaar onder handen genomen. Hierin is de vernieuwde huisstijl geïmplementeerd. In 2024 leggen we de focus op de digitale toegankelijkheid van onze websites en applicaties. Met als doel dat alle websites en applicaties status A of B ontvangen. 

Naast het geven van informatie zijn er ook bijeenkomsten. Bijvoorbeeld inloopavonden over verschillende thema's (herstraten, ontwikkeling Algeracorridor, duurzaamheid, speelruimtebeleid etc.). Maar wij organiseren bijvoorbeeld ook Veteranendag, Dodenherdenking en Nieuwjaarsbijeenkomst. Via het hijsen van vlaggen geeft de gemeente ook aandacht aan onderwerpen als Sustainable Development Goals (van de Verenigde Naties) of Coming Out day.

Met ingang van 2023 wordt door het college een rechtmatigheidsverantwoording opgesteld. Het college legt verantwoording af over de rechtmatigheidscriteria:

• begrotingscriterium
• voorwaardencriterium
• misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

In de jaarrekening 2023 wordt de rechtmatigheidsverantwoording voor het eerst opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt vanaf het verslagjaar 2023 ingegaan op de bevindingen en de acties die daarop worden ondernomen.  Bovendien wordt de raad gedurende het begrotingsjaar op de hoogte gehouden van relevante rechtmatigheidsbevindingen via de begrotingswijzigingen. In 2023 zijn en worden besluiten voorgelegd aan de raad die betrekking hebben op de inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording, onder andere door aanpassing van de Financiële Verordening (voorjaar 2023). 

De rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van de jaarstukken die de accountant beoordeeld op getrouwheid. De accountant controleert de rechtmatigheid dus niet langer separaat. 

Om tot een verantwoording over de rechtmatigheid te komen stelt het college jaarlijks een intern controleplan vast. De maatregelen en controles die op basis van dit plan worden uitgevoerd leiden tot bevindingen en conclusies waarmee de rechtmatigheidsverantwoording wordt opgesteld.